Agentic OS — jak automatizovat back office malé firmy

Systém stojí na jednom sdíleném projektu. Tematické sekce v něm třídí chaty. Každý chat definuje opakovatelnou úlohu: evidovat přijaté faktury, připravovat faktury zákazníkům, kontrolovat stav plateb, sledovat obchodní příležitosti nebo každý týden napsat koncept článku na blog.

Některé úlohy běží podle plánu, jiné na vyžádání. Všechny mají stejnou stavbu: sdílené obchodní informace, trvalou definici úlohy, aktuální vstupy a výsledek, který lze ověřit.

Konektory zpřístupňují e-mail, SharePoint, Google Drive, Teams a data z CRM. Souborový systém a cloudové úložiště drží pracovní dokumenty a předávají výsledky z jedné úlohy do další. Tento návod popisuje, jak takový systém sestavit a jak jeho úlohy spolupracují. Vychází z back office, který takto běží v malé firmě.

Co je Agentic OS

Agentic OS není produkt, ale způsob pohledu. AI asistent s projekty, trvalými pokyny, plánovanými úlohami a konektory dělá pro práci ve firmě to, co operační systém pro programy: drží sdílený stav, spouští programy podle plánu, komunikuje se zařízeními přes ovladače a prosazuje oprávnění. Mnoho pozorovatelů dnes takto popisuje platformy velkých poskytovatelů; poskytovatelé sami jednotlivé části nazývají jinak.

Technicky je platforma zaměnitelná. Claude, ChatGPT, Grok a další nabízejí potřebné stavební prvky — pracovní prostory s trvalými pokyny, opakované úlohy, napojení na jiné systémy — pod různými názvy a v různém rozsahu; co platforma umí dnes, je dobré ověřit před výběrem. Stačí běžné předplatné asistenta. Architektura popsaná v tomto návodu na této volbě nezávisí.

Tři úrovně: projekt, chat, spuštění

Architektura má tři úrovně. Projekt drží to, co platí pro všechny úlohy. Chat drží jednu opakovanou úlohu a její postup. Spuštění je jeden běh této úlohy s aktuálními vstupy — vyvolaný plánem nebo požadavkem, provedený přes konektory a místní nástroje a uzavřený kontrolou výsledku.

Jeden projekt pro sdílené obchodní informace

Všechny úlohy patří do jednoho projektu a stojí na společném provozním základu. Projekt obsahuje obchodní pravidla, umístění dokumentů, šablony, referenční informace, oprávnění a pracovní postupy. Tematické sekce usnadňují orientaci v chatech úloh:

Sekce třídí práci, sdílené informace projektu ji propojují. Smlouva může stanovit fakturační podmínky. Výkazy práce dodávají množství. Faktura zakládá platební závazek. Bankovní transakce zaznamenává úhradu. Tyto kroky obstarávají různé úlohy — na základě stejných obchodních informací.

Co stanovit na úrovni projektu

Pokyny projektu zavádějí pravidla, která platí pro všechny úlohy.

Rozhodující zdroje

Každý druh informací má určený zdroj:

• SharePoint drží evidované dokumenty a jejich atributy.
• Účetní checklist určuje, které faktury se očekávají a jak často.
• Seznamy výkazů práce obsahují vykázané hodiny.
• Schválené šablony určují stavbu dokumentů.
• CRM drží obchodní příležitosti a další kroky.
• Provozní schránka přijímá příchozí korespondenci.

Úlohy čtou aktuální informace z těchto zdrojů. Dřívější dokumenty a konverzace dávají kontext; aktuální provozní stav určují určené záznamy.

Obchodní pravidla

Sdílené pokyny stanovují vykazovací období, párování protistran, číslování faktur, výpočty, zaokrouhlování, rozpoznávání duplicit a význam každého stavu.

Datum faktury a období plnění jsou například samostatná pole. Měsíční, čtvrtletní a roční faktury se řídí různými pravidly přiřazení k obdobím. Prodejní sazby pro zákazníky a sazby odměn dodavatelů služeb se uplatňují odděleně.

Když se rozhodnutí týká více úloh, přidá se do sdílených pravidel, aby je používala i další spuštění.

Uspořádání dokumentů

Projekt určuje místa pro originály, šablony, koncepty, schválené dokumenty a protokoly zpracování. Nové dokumenty vznikají jako kopie schválených šablon. Opravy vytvářejí rozpoznatelné verze. Navazující úlohy používají právě schválený soubor.

Oprávnění a kritéria dokončení

Pokyny stanovují, jaké činnosti smí každá úloha provádět. Připravit koncept, zaevidovat dokument, odeslat e-mail a zveřejnit obsah jsou samostatné činnosti, každá s vlastními kritérii dokončení.

Úloha hlásí úspěch teprve po kontrole výsledku: dokument existuje, jeho atributy jsou správné, vytvořený soubor prošel validací nebo má odeslání potvrzený záznam.

Každý chat definuje opakovatelnou úlohu

Každý provozní chat představuje úlohu, kterou lze spouštět stále znovu. Chat drží její postup, rozhodnutí týkající se jen této úlohy, historii spuštění, výjimky a výsledky. Nové spuštění dodá aktuální parametry a použije zavedený postup.

Chat pro fakturaci zákazníkům například stanoví:

• odkud vzít hodiny;
• které činnosti zahrnout a které vynechat;
• jaké sazby a jakou měnu použít;
• kterou šablonu zkopírovat;
• jak zvolit fakturační období;
• jak výsledek ověřit a schválit.

Pak už stačí požádat: „Připrav fakturu za minulý měsíc.“

Chat pro evidenci faktur se řídí jiným postupem, ale používá stejné informace o protistranách, stejné konvence dokumentů a stejné definice stavů. Podrobnosti jedné úlohy zůstávají u ní. Rozhodnutí důležitá pro další úlohy se zapisují do sdílených informací projektu. Soubory, registry a protokoly jsou výslovná předávací místa mezi spuštěními.

Definice úlohy a jednotlivé spuštění

Rozlišujte trvalou úlohu a konkrétní spuštění. „Evidovat přijaté faktury“ je úloha, „zpracovat soubory, které přišly dnes ráno“ je jedno spuštění. „Vystavit měsíční fakturu zákazníkovi“ je úloha, „vystavit fakturu za říjen“ je jedno spuštění.

Každá definice úlohy zahrnuje:

Plánovaná i vyžádaná spuštění používají stejnou definici úlohy. Spouštěč určuje jen to, kdy úloha poběží.

Oprava jedné faktury je konkrétní spuštění v chatu příslušné úlohy. Odhalí-li pravidlo, které se bude opakovat, stane se toto pravidlo součástí udržovaných pokynů.

Konektory a jejich role

Nejlépe se pracuje v desktopové aplikaci asistenta, protože kombinuje připojené služby s místním pracovním adresářem v počítači:

Místní nástroje obstarávají výpočty, převod souborů a validaci tam, kde je to potřeba.

Přístup přes konektor a obchodní oprávnění jsou dvě různé věci. Úloha používá funkce, které vyžaduje její postup, a oprávnění stanovená pro její spuštění.

Complaica se připojuje stejně, přes svůj MCP konektor. Úlohy compliance, například vedení záznamů o činnostech zpracování, pak běží ve stejném projektu jako finance a administrativa.

Sdílené úložiště slouží i jako fronta

Souborový systém, SharePoint a cloudové úložiště mají dvě funkce: ukládají výsledky a předávají je mezi úlohami. Každá úloha zapisuje svůj výstup na dohodnuté místo. Navazující úloha toto místo při dalším spuštění zkontroluje, najde nové položky a zpracuje je. Určené složky, knihovny dokumentů a protokoly zpracování tak tvoří jednoduchou frontu.

Zpracování faktur ukazuje, jak to funguje:

1. Plánovaná kontrola e-mailu zachytí příchozí fakturu.
2. Uloží přílohu do vstupní složky analyzátoru faktur.
3. Analyzátor faktur běží podle vlastního plánu.
4. Novou fakturu přečte, ověří a zaeviduje.
5. Dokument a jeho atributy se uloží do SharePointu.
6. Měsíční odsouhlasení porovná zaevidované faktury s účetním checklistem.

E-mailová úloha dokončí příjem, jakmile ověří, že je příloha uložena. Analyzátor faktur soubor najde při dalším spuštění; protokoly zpracování rozlišují nové, dokončené a částečně zpracované položky.

Úlohy tak běží nezávisle na sobě podle různých plánů. Uložený výsledek zůstává k dispozici, dokud ho nezpracuje další úloha.

Finance: evidence přijatých faktur

Úloha pro evidenci faktur kontroluje svou vstupní složku v pevných intervalech, například každou hodinu v provozním okně. Dokumenty přicházejí jako nahrané soubory nebo přes povolené zpracování e-mailu. Úloha:

1. najde nové nebo částečně zpracované soubory;
2. přečte a zatřídí každý dokument;
3. vytáhne protistranu, číslo faktury, datum, částku, měnu a období plnění;
4. zkontroluje duplicity;
5. zaeviduje dokument v SharePointu;
6. zapíše jeho atributy a ověří je;
7. aktualizuje účetní checklist;
8. zaznamená výsledek.

Kontrola duplicit bere v úvahu obchodní identifikátory i obsah souboru: stejná faktura může přijít víckrát nebo pod různými názvy souborů. Protokol propojuje zdrojový soubor se zaevidovaným dokumentem a se změnou v checklistu.

Pokud se evidence podaří, ale aktualizace checklistu selže, další spuštění naváže na nedokončený krok. Stávající evidence zůstane zachována.

Finance: kontrola úplnosti

Úloha úplnosti kontroluje, zda jsou zaevidovány všechny očekávané faktury. Checklist stanoví pravidelné protistrany, četnost dokumentů, očekávaný termín a odpovědnost za jejich přípravu.

Na začátku měsíce úloha porovná tato očekávání s dokumenty uloženými v SharePointu. Pozdější kontrola prověří aktualizovaný stav před předáním účetnictví. Stavové značky shrnují zpracování:

• R: zaevidováno;
• P: zaplaceno;
• S: předáno účetnictví.

Kombinované značky ukazují, které kroky jsou hotové. Očekává-li se za období více faktur, jeden dokument je úplným neučiní; dílčí výsledky se vysvětlují s odkazy na podkladové záznamy.

Nepravidelné výdaje se kontrolují po zaevidování, aniž by vzniklo očekávání, že každý měsíc musí přijít další faktura.

Výstup uvádí chybějící dokumenty, nevyřešená období a nedokončené kroky.

Finance: vystavování faktur

Faktury dodavatelů služeb a faktury zákazníkům obstarávají oddělené chaty úloh.

U dodavatelů služeb může výpočet vycházet z hodinových sazeb, pevných měsíčních částek nebo odměny úměrné vykázané pracovní době. Poplatky za podporu, hodiny navíc a schválené náhrady výdajů se v případě potřeby uvádějí jako samostatné položky.

Faktury zákazníkům uplatňují sjednané prodejní podmínky. Úloha vybírá fakturovatelné činnosti a interní práci podle sdílených pravidel vynechává.

Každé spuštění přečte aktuální data, spočítá částky, zkopíruje schválenou šablonu, doplní údaje dokumentu a vytvoří pracovní soubor a PDF. Validace pokrývá výpočty i podobu: součty musejí sedět a exportovaný dokument musí mít čitelné tabulky a úplné údaje.

Koncept, kontrola uživatelem, externí schválení a odeslání mají každý svůj stav. Přepracovaný výpočet vytvoří novou verzi dokumentu s vlastním stavem schválení.

Finance: platby, odsouhlasení a výkaznictví

Další úlohy pokrývají kontrolu plateb, bankovní odsouhlasení, ověření v účetním systému a finanční výkaznictví:

• Platby. Platební úloha najde zaevidované faktury s otevřenými platebními kroky.
• Odsouhlasení. Úloha odsouhlasení přiřazuje bankovní transakce k dokumentům podle identifikátorů, částek, dat a platebních referencí. Nejednoznačné shody zůstávají otevřené ke kontrole.
• Kontrola účetnictví. Interní registr dokumentů se porovnává s účetními záznamy.

Tyto úlohy podkládají výkaz zisku a ztráty i aktuální stav hotovosti. Jejich pravidla drží odděleně fakturovanou činnost, platební závazky a skutečné peněžní toky.

Nevyřešené položky se hlásí s odkazy na dokumenty a s krokem nebo rozhodnutím, které je potřeba.

Administrativa, smlouvy a výkazy práce

Administrativní úlohy zpracovávají smlouvy, výplatní pásky, daňové dokumenty, manažerské výkazy a korespondenci. Každá kategorie dokumentů má místo uložení, povinné atributy a navazující postup.

Evidence smluv propojí dokument s příslušnou protistranou a zachytí důležitá data. Sdílené údaje ze smlouvy pak podporují fakturaci i obchodní navazování.

Výkazy práce mají vlastní opakovanou úlohu. Připomíná týmu, aby záznamy doplnil, a kontroluje, zda jsou údaje připravené k fakturaci.

Tím se závislost stává výslovnou: vystavení faktury potřebuje dostatečně úplné výkazy práce. Chybějící hodiny se ukážou jako viditelná výjimka dřív, než je dokument dokončen.

Příjem e-mailů a protokoly zpracování

E-mailová úloha kontroluje provozní schránku v krátkých intervalech, například každých pět minut. Zprávy vstupují do fronty zpracování se stálými identifikátory. Ke každé zprávě úloha zaznamená odesílatele, předmět, fázi zpracování, provedené kroky, související soubory, chyby a otevřená rozhodnutí.

Povolené přílohy s fakturami se ukládají do vstupní složky financí. Ostatní zprávy se shrnou s návrhy dalších kroků v mezích oprávnění úlohy.

Zprávy rozlišují, zda byla příloha přijata, uložena ke zpracování, nebo úspěšně zaevidována.

Opakovaná spuštění před každým krokem kontrolují dřívější výsledky. Tím se předchází dvojímu zpracování i opakovaným upozorněním na nezměněný stav.

Úlohy pro obchod, marketing a produkt

Obchodní úlohy zahrnují přípravu nabídek, sledování příležitostí a smluv, analýzu pipeline a údržbu CRM. Příprava nabídek používá sdílené šablony a obchodní pravidla. Sledování příležitostí kontroluje další krok, očekávanou odpověď a blížící se termíny. Další úlohy sledují vývoj zákazníků a možnosti rozšířit spolupráci.

Marketingové úlohy se věnují analýze výběrových řízení a freelance zakázek, přípravě kampaní, práci s cílovými skupinami a tvorbě pravidelného obsahu. Týdenní blogová úloha dostane téma a podklady, připraví koncept a projde dohodnutým postupem kontroly. Příprava a odeslání kampaní mají samostatně stanovená oprávnění a kritéria dokončení.

Produktová sekce obsahuje úlohu údržby backlogu: sbírá požadavky, rozpoznává duplicity, zpřesňuje popisy a připravuje položky k prioritizaci.

Všechny tyto úlohy používají sdílený obchodní kontext projektu a ukládají výsledky tam, kde k nim mají přístup další úlohy.

Pravidla spouštění v celém systému

Každá opakovaná úloha se řídí stejnými zásadami:

• Přečíst aktuální zdrojová data.
• Zkontrolovat, zda už krok nebyl proveden.
• Uložit výstupy na dohodnuté místo.
• Ověřit výsledek.
• Zaznamenat dokončené a nedokončené kroky.
• Při dalším spuštění navázat na rozpracovanou práci.
• Hlásit nové výsledky, chyby a potřebná rozhodnutí.

Architektura dává každé součásti jasnou roli. Jeden projekt drží sdílené informace. Tematické sekce třídí chaty. Každý chat definuje opakovatelnou úlohu. Konektory zpřístupňují pracovní systémy. Sdílené úložiště předává výsledky mezi úlohami. Plány a požadavky uživatelů úlohy spouštějí.

Automatizaci tak lze rozšiřovat úlohu po úloze, zatímco obchodní pravidla, historie zpracování a provozní výsledky zůstávají propojené.

Bezpečnost a ochrana dat

Asistent, který čte poštu, ukládá dokumenty a zapisuje do firemních systémů, potřebuje pevné hranice. Stanovte je hned na začátku:

• Samostatný účet. AI by měla pracovat pod vlastním uživatelským účtem a z firemní pošty se dostat jen k jediné schránce: ke své. V SharePointu a Teams dostane účet přístup jen ke knihovnám, které jeho úlohy potřebují, a žádná administrátorská práva.
• Jen interní odesílatelé. Tato schránka by měla přijímat jen poštu od zaměstnanců firmy. Dokument zvenčí, například faktura dodavatele, se do ní pak dostane jen tehdy, když ho někdo z týmu přepošle. Pokyny ukryté v cizí zprávě (prompt injection) se tak k AI nedostanou.
• Potvrzení před změnou. E-mail může spustit úlohu, ale data AI změní až poté, co změnu potvrdí člověk.
• Každá změna v gitu. Všechny soubory na pracovním disku uložte do git repozitáře, například ve firemním Azure DevOps, a každou změnu zapište jako commit. Pak se dá dohledat, kdo co a kdy změnil, a obnovit jakýkoli dřívější stav.
• Data zaměstnanců zůstávají lokálně. Výplatní pásky nechte vyplňovat skriptem na místním počítači. Data zaměstnanců pak není nutné posílat do cloudu AI služby.
• Dokumentace v Complaica. Záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR se v Complaica vytvářejí a aktualizují automaticky.

Jen interní pošta: nastavení v Microsoft 365

V Exchange Online je to vlastnost poštovní schránky. V Exchange admin center (anglické rozhraní): Recipients → Mailboxes → vyberte schránku AI → Mail flow → Message delivery restrictions a v části „Accept messages from“ zaškrtněte „Require senders to be authenticated“. Totéž v Exchange Online PowerShell:

Set-Mailbox -Identity ai@example.com -RequireSenderAuthenticationEnabled $true

Od té chvíle Exchange odmítá poštu zvenčí organizace se zprávou o nedoručení — i když falšuje interní adresu odesílatele, protože se kontroluje, zda se odesílatel přihlásil, ne adresa v poli „Od“. Chcete-li okruh zúžit na konkrétní kolegy, zadejte v -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers seznam uživatelů nebo skupinu.

Compliance práce podle stejného vzoru

Do stejného vzoru zapadá i práce na compliance. Complaica má vestavěný MCP server a v ChatGPT, Claude nebo jiném asistentovi se stává dalším konektorem. Chat úlohy pak může hledat mezery vůči ISO 27001, zaznamenávat hodnocení nebo založit DPIA — s vaším vlastním přihlášením a každé volání běží s vašimi rolemi a vaší licencí.

Propojit Complaica s vaším AI asistentem