Agentic OS — comment automatiser le back-office d’une petite entreprise

Le système repose sur un seul projet partagé. Des sections thématiques y organisent les chats. Chaque chat définit une tâche répétable : enregistrer les factures reçues, préparer les factures clients, vérifier l’état des paiements, suivre les opportunités commerciales ou rédiger chaque semaine un brouillon pour le blog.

Certaines tâches tournent selon un planning, d’autres à la demande. Toutes suivent la même structure : des informations métier partagées, une définition de tâche durable, des données d’entrée actuelles et un résultat vérifiable.

Des connecteurs donnent accès à la messagerie, à SharePoint, Google Drive, Teams et aux données du CRM. Le système de fichiers et le stockage cloud conservent les documents de travail et transmettent les résultats d’une tâche à l’autre. Ce guide décrit comment mettre en place un tel système et comment ses tâches s’enchaînent. Il suit un back-office qui fonctionne ainsi dans une petite entreprise.

Ce qu’est un Agentic OS

L’Agentic OS n’est pas un produit, mais une manière de voir. Un assistant IA doté de projets, d’instructions durables, de tâches planifiées et de connecteurs fait pour le travail d’une entreprise ce qu’un système d’exploitation fait pour les programmes : il conserve un état partagé, exécute des programmes selon un planning, dialogue avec les périphériques par des pilotes et fait respecter les droits. Beaucoup d’observateurs décrivent aujourd’hui ainsi les plateformes des grands fournisseurs ; les fournisseurs eux-mêmes nomment les éléments autrement.

Techniquement, la plateforme est interchangeable. Claude, ChatGPT, Grok et d’autres proposent les briques nécessaires — espaces de travail avec instructions durables, tâches récurrentes, intégrations avec d’autres systèmes — sous des noms différents et dans une mesure variable ; mieux vaut vérifier ce qu’une plateforme sait faire aujourd’hui avant de la choisir. Un abonnement ordinaire à l’assistant suffit. L’architecture décrite dans ce guide ne dépend pas de ce choix.

Trois niveaux : projet, chat, exécution

L’architecture compte trois niveaux. Le projet contient ce qui vaut pour toutes les tâches. Un chat contient une tâche récurrente et sa procédure. Une exécution est un passage unique de cette tâche avec les données du moment : lancée par un planning ou une demande, menée à travers les connecteurs et les outils locaux, close par la vérification de son résultat.

Un projet pour les informations métier partagées

Toutes les tâches appartiennent à un projet et reposent sur un socle opérationnel commun. Le projet contient les règles métier, l’emplacement des documents, les modèles, les informations de référence, les autorisations et les procédures. Des sections thématiques rendent les chats de tâches plus faciles à parcourir :

Les sections organisent le travail ; les informations partagées du projet le relient. Un contrat peut fixer les conditions de facturation. Les relevés de temps fournissent les quantités. Une facture crée une obligation de paiement. Une opération bancaire en enregistre le règlement. Différentes tâches traitent ces étapes à partir des mêmes informations métier.

Ce qu’il faut définir au niveau du projet

Les instructions du projet fixent des règles valables pour toutes les tâches.

Sources de référence

Chaque catégorie d’informations a une source désignée :

• SharePoint conserve les documents enregistrés et leurs attributs.
• La checklist comptable définit les factures attendues et leur fréquence.
• Les listes de suivi du temps contiennent les heures saisies.
• Les modèles validés définissent la structure des documents.
• Le CRM contient les opportunités commerciales et les prochaines actions.
• La boîte de réception opérationnelle reçoit le courrier entrant.

Les tâches lisent les informations actuelles dans ces sources. Les documents et conversations antérieurs fournissent du contexte ; ce sont les enregistrements désignés qui déterminent l’état opérationnel actuel.

Règles métier

Les instructions partagées définissent les périodes de reporting, l’identification des contreparties, la numérotation des factures, les calculs, l’arrondi, la détection des doublons et la signification de chaque statut.

Par exemple, la date de facture et la période de prestation sont deux champs distincts. Les factures mensuelles, trimestrielles et annuelles suivent des règles d’imputation différentes. Les tarifs facturés aux clients et les tarifs de rémunération des prestataires s’appliquent séparément.

Lorsqu’une décision concerne plusieurs tâches, elle rejoint les règles partagées pour que les exécutions futures l’appliquent.

Organisation des documents

Le projet définit l’emplacement des originaux, des modèles, des brouillons, des documents validés et des journaux de traitement. Les nouveaux documents sont créés à partir de copies de modèles validés. Les corrections produisent des versions identifiables. Les tâches en aval utilisent précisément le fichier validé.

Autorisations et critères d’achèvement

Les instructions définissent les actions que chaque tâche est autorisée à effectuer. Préparer un brouillon, enregistrer un document, envoyer un e-mail et publier un contenu sont des actions distinctes, chacune avec ses propres critères d’achèvement.

Une tâche ne signale un succès qu’après avoir vérifié le résultat : le document existe, ses attributs sont corrects, le fichier généré passe la validation ou l’envoi a un enregistrement confirmé.

Chaque chat définit une tâche répétable

Chaque chat opérationnel représente une tâche qui peut s’exécuter encore et encore. Il conserve sa procédure, les décisions propres à la tâche, l’historique des exécutions, les exceptions et les résultats. Une nouvelle exécution apporte les paramètres actuels et applique la procédure établie.

Un chat de facturation client définit par exemple :

• où obtenir les heures ;
• quelles activités inclure ou exclure ;
• quels tarifs et quelle devise appliquer ;
• quel modèle copier ;
• comment choisir la période de facturation ;
• comment valider et approuver le résultat.

Il suffit ensuite de demander : « Prépare la facture du mois dernier. »

Un chat d’enregistrement des factures suit une autre procédure, mais utilise les mêmes informations sur les contreparties, les mêmes conventions documentaires et les mêmes définitions de statut. Les détails propres à une tâche restent avec elle. Les décisions qui comptent pour d’autres tâches sont consignées dans les informations partagées du projet. Fichiers, registres et journaux assurent des passages de relais explicites entre les exécutions.

Définition de la tâche et exécution ponctuelle

Distinguez la tâche durable de chacune de ses exécutions. « Enregistrer les factures reçues » est une tâche ; « traiter les fichiers reçus ce matin » est une exécution. « Établir une facture client mensuelle » est une tâche ; « établir la facture d’octobre » est une exécution.

Chaque définition de tâche couvre :

Les exécutions planifiées et celles faites à la demande utilisent la même définition de tâche. Le déclencheur détermine seulement le moment où elle s’exécute.

La correction d’une facture est une exécution précise dans le chat de la tâche concernée. Si elle révèle une règle réutilisable, cette règle entre dans les instructions maintenues.

Les connecteurs et leur rôle

Le plus pratique est de travailler dans l’application de bureau de l’assistant, car elle combine des services connectés et un répertoire de travail local sur l’ordinateur :

Des outils locaux prennent en charge les calculs, la conversion de fichiers et la validation lorsque c’est nécessaire.

L’accès par un connecteur et l’autorisation métier sont gérés séparément. Une tâche utilise les capacités que sa procédure requiert et les autorisations fixées pour son exécution.

Complaica se connecte de la même façon, par son connecteur MCP. Les tâches de conformité, comme la tenue du registre des activités de traitement, tournent alors dans le même projet que la finance et l’administration.

Le stockage partagé sert aussi de file d’attente

Le système de fichiers, SharePoint et le stockage cloud ont deux rôles : conserver les résultats et les transmettre entre les tâches. Chaque tâche écrit son résultat à un emplacement convenu. Une tâche en aval consulte cet emplacement à sa prochaine exécution, repère les nouveaux éléments et les traite. Dossiers désignés, bibliothèques de documents et journaux de traitement forment ainsi une file d’attente légère.

Le traitement des factures illustre ce fonctionnement :

1. Une vérification planifiée de la messagerie détecte une facture entrante.
2. Elle enregistre la pièce jointe dans le dossier d’entrée de l’analyseur de factures.
3. L’analyseur de factures s’exécute selon son propre planning.
4. Il lit, valide et enregistre la nouvelle facture.
5. Le document et ses attributs sont enregistrés dans SharePoint.
6. Le rapprochement mensuel contrôle les factures enregistrées par rapport à la checklist comptable.

La tâche de messagerie achève l’étape de réception dès qu’elle a vérifié que la pièce jointe est enregistrée. L’analyseur de factures découvre le fichier à sa prochaine exécution ; les journaux de traitement distinguent les éléments nouveaux, terminés et partiellement traités.

Les tâches peuvent ainsi s’exécuter indépendamment, selon des plannings différents. Un résultat enregistré reste disponible jusqu’à ce que la tâche suivante le traite.

Finance : enregistrer les factures reçues

La tâche d’enregistrement des factures consulte son dossier d’entrée à intervalles fixes, par exemple toutes les heures pendant la plage de fonctionnement. Les documents arrivent par dépôt de fichiers ou par le traitement autorisé des e-mails. La tâche :

1. trouve les fichiers nouveaux ou partiellement traités ;
2. lit et classe chaque document ;
3. extrait la contrepartie, le numéro de facture, la date, le montant, la devise et la période de prestation ;
4. recherche les doublons ;
5. enregistre le document dans SharePoint ;
6. écrit ses attributs et les vérifie ;
7. met à jour la checklist comptable ;
8. consigne le résultat.

La détection des doublons tient compte des identifiants métier et du contenu du fichier : une même facture peut arriver plusieurs fois ou sous des noms de fichier différents. Le journal relie le fichier source au document enregistré et à la mise à jour de la checklist.

Si l’enregistrement réussit mais que la mise à jour de la checklist échoue, l’exécution suivante reprend l’étape inachevée. L’enregistrement existant est conservé.

Finance : vérifier l’exhaustivité

La tâche d’exhaustivité vérifie que toutes les factures attendues ont été enregistrées. La checklist définit les contreparties régulières, la fréquence des documents, le calendrier prévu et qui est chargé de les préparer.

En début de mois, la tâche compare ces attentes aux documents enregistrés dans SharePoint. Un contrôle ultérieur vérifie la situation mise à jour avant la transmission à la comptabilité. Des marqueurs de statut résument le traitement :

• R : enregistrée ;
• P : payée ;
• S : transmise à la comptabilité.

Les marqueurs combinés indiquent les étapes achevées. Si plusieurs factures sont attendues pour une période, un seul document ne suffit pas à la déclarer complète ; les résultats partiels sont expliqués avec des renvois aux enregistrements sous-jacents.

Les dépenses irrégulières sont contrôlées après leur enregistrement, sans créer l’attente qu’une autre facture doive arriver chaque mois.

Le résultat signale les documents manquants, les périodes non résolues et les actions inachevées.

Finance : établir les factures

Des chats de tâches distincts s’occupent des factures des prestataires et des factures clients.

Pour les prestataires, le calcul peut reposer sur des taux horaires, des montants mensuels fixes ou une rémunération proportionnelle au temps de travail saisi. Forfaits de support, heures supplémentaires et frais remboursables approuvés figurent sur des lignes séparées lorsque c’est nécessaire.

Les factures clients appliquent les conditions de vente convenues. La tâche sélectionne les activités facturables et exclut le travail interne selon les règles partagées.

Chaque exécution lit les données actuelles, calcule les montants, copie le modèle validé, renseigne les informations du document et crée le fichier de travail et le PDF. La validation porte sur les calculs et la présentation : les totaux doivent concorder et le document exporté doit comporter des tableaux lisibles et des informations complètes.

Brouillon, relecture par l’utilisateur, approbation externe et envoi ont des statuts distincts. Un calcul révisé produit une nouvelle version du document avec son propre statut d’approbation.

Finance : paiements, rapprochement et reporting

D’autres tâches couvrent le contrôle des paiements, le rapprochement bancaire, la vérification dans le système comptable et le reporting financier :

• Paiements. La tâche de paiement repère les factures enregistrées dont une action de paiement reste à faire.
• Rapprochement. La tâche de rapprochement associe les opérations bancaires aux documents à l’aide des identifiants, montants, dates et références de paiement. Les correspondances ambiguës restent ouvertes pour examen.
• Vérification comptable. Le registre interne des documents est comparé aux écritures comptables.

Ces tâches alimentent le compte de résultat et la position de trésorerie actuelle. Leurs règles distinguent l’activité facturée, les obligations de paiement et les mouvements de trésorerie réels.

Les points non résolus sont signalés avec les références des documents et l’action ou la décision requise.

Administration, contrats et suivi du temps

Les tâches administratives traitent les contrats, les bulletins de salaire, les documents fiscaux, les rapports de contrôle de gestion et la correspondance. Chaque catégorie de documents a un emplacement, des attributs obligatoires et une procédure de suivi.

L’enregistrement d’un contrat le relie à la contrepartie concernée et en saisit les dates importantes. Les données partagées du contrat servent ensuite à la facturation et au suivi commercial.

Le suivi du temps a sa propre tâche récurrente. Elle rappelle à l’équipe de compléter ses saisies et vérifie si les informations sont prêtes pour la facturation.

Une dépendance devient ainsi explicite : l’établissement des factures repose sur des relevés de temps suffisamment complets. Les heures manquantes apparaissent comme une exception visible avant qu’un document soit finalisé.

Réception des e-mails et journaux de traitement

La tâche de messagerie consulte la boîte opérationnelle à intervalles courts, par exemple toutes les cinq minutes. Les messages entrent dans une file de traitement avec des identifiants stables. Pour chaque message, la tâche consigne l’expéditeur, l’objet, l’étape de traitement, les actions effectuées, les fichiers liés, les erreurs et les décisions en attente.

Les pièces jointes de factures autorisées sont déposées dans le dossier d’entrée de la finance. Les autres messages sont résumés avec des propositions de prochaines étapes, dans les limites des autorisations de la tâche.

Les rapports distinguent une pièce jointe reçue, enregistrée pour traitement et enregistrée avec succès.

Les exécutions répétées vérifient les résultats précédents avant d’agir. Cela évite les doublons de traitement et les notifications répétées sur des situations inchangées.

Ventes, marketing et produit

Les tâches commerciales couvrent l’établissement des propositions, le suivi des opportunités et des contrats, l’analyse du pipeline et la tenue du CRM. Les propositions utilisent des modèles partagés et des règles commerciales. Le suivi des opportunités vérifie la prochaine action, la réponse attendue et les échéances proches. D’autres tâches examinent l’évolution des clients et les possibilités d’étendre la coopération.

Les tâches marketing traitent l’analyse des appels d’offres et des missions freelance, la préparation des campagnes, le suivi des audiences et la production de contenus récurrents. Une tâche hebdomadaire de blog reçoit un sujet et des sources, prépare un brouillon et suit la procédure de relecture convenue. La préparation et l’envoi des campagnes ont des autorisations et des critères d’achèvement définis séparément.

La section produit contient une tâche de tenue du backlog : elle recueille les demandes, repère les doublons, améliore les descriptions et prépare les éléments pour la priorisation.

Toutes ces tâches utilisent le contexte métier partagé du projet et enregistrent leurs résultats là où d’autres tâches peuvent y accéder.

Règles d’exécution pour tout le système

Chaque tâche récurrente suit les mêmes principes :

• Lire les données sources actuelles.
• Vérifier si l’action a déjà été réalisée.
• Enregistrer les résultats à l’emplacement convenu.
• Vérifier le résultat.
• Consigner les étapes achevées et inachevées.
• Reprendre le travail partiel à l’exécution suivante.
• Signaler les nouveaux résultats, les échecs et les décisions nécessaires.

L’architecture donne à chaque composant un rôle clair. Un projet contient les informations partagées. Des sections thématiques organisent les chats. Chaque chat définit une tâche répétable. Les connecteurs donnent accès aux systèmes de travail. Le stockage partagé transmet les résultats entre les tâches. Plannings et demandes des utilisateurs déclenchent les exécutions.

L’automatisation peut ainsi s’étendre tâche après tâche, tout en gardant reliés les règles métier, l’historique de traitement et les résultats opérationnels.

Sécurité et protection des données

Un assistant qui lit le courrier, classe des documents et écrit dans des systèmes métier a besoin de limites nettes. Fixez-les dès le départ :

• Un compte à part. L’IA devrait travailler sous un compte utilisateur qui lui est propre et n’atteindre, du courrier de l’entreprise, qu’une seule boîte : la sienne. Dans SharePoint et Teams, le compte n’accède qu’aux bibliothèques dont ses tâches ont besoin et n’a aucun droit d’administrateur.
• Expéditeurs internes uniquement. Cette boîte ne devrait accepter que les e-mails des collaborateurs de l’entreprise. Un document externe, comme la facture d’un fournisseur, n’y arrive alors que si quelqu’un de l’équipe le transfère. Les instructions cachées dans un message étranger (prompt injection) n’atteignent donc pas l’IA.
• Confirmation avant toute modification. Un e-mail peut lancer une tâche, mais l’IA ne modifie des données qu’après confirmation par une personne.
• Chaque modification dans git. Placez tous les fichiers du disque de travail dans un dépôt git, par exemple sur l’Azure DevOps de l’entreprise, et faites de chaque modification un commit. On sait alors qui a modifié quoi et quand, et tout état antérieur peut être restauré.
• Les données des salariés restent en local. Confiez le remplissage des bulletins de salaire à un script sur l’ordinateur local. Les données des salariés n’ont alors pas à être envoyées dans le cloud du service d’IA.
• Documentation dans Complaica. Le registre des activités de traitement prévu à l’art. 30 du RGPD est créé et mis à jour automatiquement dans Complaica.

Courrier interne uniquement : le réglage dans Microsoft 365

Dans Exchange Online, c’est une propriété de la boîte aux lettres. Dans l’Exchange admin center (interface en anglais) : Recipients → Mailboxes → sélectionnez la boîte de l’IA → Mail flow → Message delivery restrictions, puis sous « Accept messages from » cochez « Require senders to be authenticated ». La même chose dans Exchange Online PowerShell :

Set-Mailbox -Identity ai@example.com -RequireSenderAuthenticationEnabled $true

Dès lors, Exchange rejette le courrier venant de l’extérieur de l’organisation avec un rapport de non-remise, même s’il usurpe une adresse d’expéditeur interne : ce qui est vérifié, c’est que l’expéditeur s’est authentifié, pas l’adresse affichée dans le champ « De ». Pour restreindre l’accès à certaines personnes, -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers accepte une liste d’utilisateurs ou un groupe.

Le travail de conformité selon le même schéma

Le travail de conformité s’inscrit dans le même schéma. Complaica dispose d’un serveur MCP intégré et devient un connecteur de plus dans ChatGPT, Claude ou un autre assistant. Un chat de tâche peut alors repérer les écarts par rapport à ISO 27001, saisir des évaluations ou créer une AIPD — avec votre propre connexion, chaque appel s’exécutant avec vos rôles et votre licence.

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