Agentic OS — hoe u de backoffice van een klein bedrijf automatiseert

Het systeem bestaat uit één gedeeld project. Thematische secties ordenen de chats daarin. Elke chat beschrijft een herhaalbare taak: inkomende facturen registreren, klantfacturen voorbereiden, de betaalstatus controleren, verkoopkansen opvolgen of elke week een blogconcept schrijven.

Sommige taken lopen volgens een schema, andere op verzoek. Beide volgen dezelfde opbouw: gedeelde bedrijfsinformatie, een vaste taakdefinitie, actuele invoer en een controleerbaar resultaat.

Connectors geven toegang tot e-mail, SharePoint, Google Drive, Teams en CRM-gegevens. Het bestandssysteem en de cloudopslag bewaren de werkdocumenten en geven resultaten door van de ene taak aan de andere. Deze handleiding beschrijft hoe u zo’n systeem inricht en hoe de taken samenwerken. Ze volgt een backoffice die bij een klein bedrijf zo draait.

Wat een Agentic OS is

Agentic OS is geen product, maar een manier van kijken. Een AI-assistent met projecten, vaste instructies, geplande taken en connectors doet voor het werk in een bedrijf wat een besturingssysteem voor programma’s doet: hij bewaart een gedeelde toestand, voert programma’s volgens schema uit, praat via drivers met apparaten en dwingt rechten af. Veel waarnemers beschrijven de platforms van de grote aanbieders tegenwoordig zo; de aanbieders zelf noemen de onderdelen anders.

Technisch is het platform uitwisselbaar. Claude, ChatGPT, Grok en andere bieden de bouwstenen — werkruimtes met vaste instructies, terugkerende taken, koppelingen met andere systemen — onder verschillende namen en in verschillende mate; wat een platform vandaag kan, controleert u het best voordat u kiest. Een gewoon abonnement op de assistent volstaat. De architectuur die deze handleiding beschrijft, hangt niet van die keuze af.

Drie niveaus: project, chat, uitvoering

De architectuur heeft drie niveaus. Het project bevat wat voor alle taken geldt. Een chat bevat één terugkerende taak en haar procedure. Een uitvoering is één run van die taak met de actuele invoer — gestart door een schema of een verzoek, uitgevoerd via connectors en lokale tools, en afgesloten met een controle van het resultaat.

Eén project voor gedeelde bedrijfsinformatie

Alle taken horen bij één project en delen dezelfde operationele basis. Het project bevat bedrijfsregels, documentlocaties, sjablonen, referentie-informatie, rechten en werkprocedures. Thematische secties maken de taakchats overzichtelijk:

De secties ordenen het werk; de gedeelde projectinformatie verbindt het. Een contract kan de factuurvoorwaarden vastleggen. Urenregistraties leveren de hoeveelheden. Een factuur schept een betalingsverplichting. Een banktransactie legt de betaling vast. Verschillende taken behandelen deze stappen op basis van dezelfde bedrijfsinformatie.

Wat u op projectniveau vastlegt

De instructies van het project stellen regels die voor alle taken gelden.

Gezaghebbende bronnen

Elk soort informatie heeft een aangewezen bron:

• SharePoint bevat de geregistreerde documenten en hun kenmerken.
• De boekhoudchecklist legt vast welke facturen verwacht worden en hoe vaak.
• Urenlijsten bevatten de geregistreerde uren.
• Goedgekeurde sjablonen bepalen de opbouw van documenten.
• Het CRM bevat de verkoopkansen en de volgende acties.
• De operationele mailbox ontvangt de inkomende correspondentie.

Taken lezen de actuele informatie uit deze bronnen. Eerdere documenten en gesprekken geven context; de aangewezen registraties bepalen de actuele operationele stand.

Bedrijfsregels

Gedeelde instructies leggen rapportageperioden vast, het koppelen van relaties, de factuurnummering, berekeningen, afronding, het herkennen van dubbele stukken en de betekenis van elke status.

Factuurdatum en leveringsperiode zijn bijvoorbeeld aparte velden. Maand-, kwartaal- en jaarfacturen volgen verschillende toerekeningsregels. Verkooptarieven voor klanten en vergoedingstarieven voor opdrachtnemers worden apart toegepast.

Raakt een beslissing meerdere taken, dan komt ze in de gedeelde regels, zodat toekomstige uitvoeringen haar toepassen.

Ordening van documenten

Het project legt de locaties vast voor originelen, sjablonen, concepten, goedgekeurde documenten en verwerkingslogs. Nieuwe documenten ontstaan als kopie van een goedgekeurd sjabloon. Correcties leveren herkenbare versies op. Taken verderop in de keten gebruiken precies het goedgekeurde bestand.

Rechten en afrondingscriteria

De instructies leggen vast welke handelingen elke taak mag uitvoeren. Een concept voorbereiden, een document registreren, een e-mail versturen en content publiceren zijn aparte handelingen, elk met eigen afrondingscriteria.

Een taak meldt pas succes nadat ze het resultaat heeft gecontroleerd: het document bestaat, de kenmerken kloppen, het gegenereerde bestand doorstaat de validatie of de verzending is bevestigd vastgelegd.

Elke chat beschrijft een herhaalbare taak

Elke operationele chat staat voor een taak die steeds opnieuw kan worden uitgevoerd. De chat bevat de procedure, de beslissingen die alleen deze taak betreffen, de uitvoeringsgeschiedenis, uitzonderingen en resultaten. Een nieuwe uitvoering levert de actuele parameters en past de vastgelegde procedure toe.

Een chat voor klantfacturen legt bijvoorbeeld vast:

• waar de uren vandaan komen;
• welke activiteiten mee- of niet meetellen;
• welke tarieven en welke valuta gelden;
• welk sjabloon gekopieerd wordt;
• hoe de factuurperiode wordt gekozen;
• hoe het resultaat wordt gecontroleerd en goedgekeurd.

Daarna volstaat het verzoek: ‘Maak de factuur voor vorige maand klaar.’

Een chat voor factuurregistratie volgt een andere procedure, maar gebruikt dezelfde gegevens over relaties, dezelfde documentafspraken en dezelfde statusdefinities. Details die alleen een taak betreffen, blijven bij die taak. Beslissingen die voor andere taken tellen, komen in de gedeelde projectinformatie. Bestanden, registers en logs zijn de expliciete overdrachten tussen uitvoeringen.

Taakdefinitie en afzonderlijke uitvoering

Maak onderscheid tussen een blijvende taak en een bepaalde uitvoering. ‘Inkomende facturen registreren’ is een taak; ‘de bestanden van vanochtend verwerken’ is één uitvoering. ‘Een maandelijkse klantfactuur opstellen’ is een taak; ‘de factuur voor oktober opstellen’ is één uitvoering.

Elke taakdefinitie omvat:

Geplande en gevraagde uitvoeringen gebruiken dezelfde taakdefinitie. De aanleiding bepaalt alleen wanneer de taak loopt.

De correctie van één factuur is een specifieke uitvoering in de bijbehorende taakchat. Brengt ze een herbruikbare regel aan het licht, dan wordt die regel deel van de bijgehouden instructies.

Connectors en hun rol

Werk het liefst in de desktop-app van de assistent, want die combineert gekoppelde diensten met een lokale werkmap op de computer:

Lokale tools verzorgen berekeningen, bestandsconversie en validatie waar dat nodig is.

Toegang via een connector en zakelijke bevoegdheid worden apart geregeld. Een taak gebruikt de mogelijkheden die haar procedure vraagt en de rechten die voor haar uitvoering zijn vastgelegd.

Complaica koppelt u op dezelfde manier, via de MCP-connector. Compliancetaken, zoals het bijhouden van het register van verwerkingsactiviteiten, draaien dan in hetzelfde project als financiën en administratie.

Gedeelde opslag werkt ook als wachtrij

Het bestandssysteem, SharePoint en de cloudopslag hebben twee functies: ze bewaren resultaten en geven die door tussen taken. Elke taak schrijft haar resultaat naar een afgesproken plek. Een taak verderop controleert die plek bij haar volgende uitvoering, herkent nieuwe items en verwerkt ze. Aangewezen mappen, documentbibliotheken en verwerkingslogs vormen zo een lichte wachtrij.

De factuurverwerking laat zien hoe dat werkt:

1. Een geplande e-mailcontrole herkent een inkomende factuur.
2. Ze zet de bijlage in de invoermap van de factuuranalyse.
3. De factuuranalyse loopt volgens haar eigen schema.
4. Ze leest, valideert en registreert de nieuwe factuur.
5. Het document en zijn kenmerken worden in SharePoint opgeslagen.
6. De maandelijkse afstemming controleert de geregistreerde facturen tegen de boekhoudchecklist.

De e-mailtaak rondt de ontvangst af zodra ze heeft gecontroleerd dat de bijlage is opgeslagen. De factuuranalyse vindt het bestand bij haar volgende uitvoering; de verwerkingslogs onderscheiden nieuwe, afgeronde en gedeeltelijk verwerkte items.

Zo lopen taken onafhankelijk van elkaar volgens verschillende schema’s. Een opgeslagen resultaat blijft beschikbaar tot de volgende taak het verwerkt.

Financiën: inkomende facturen registreren

De taak voor factuurregistratie controleert haar invoermap met vaste tussenpozen, bijvoorbeeld elk uur binnen het werkvenster. Documenten komen binnen als geüploade bestanden of via de toegestane e-mailverwerking. De taak:

1. vindt nieuwe of gedeeltelijk verwerkte bestanden;
2. leest en classificeert elk document;
3. haalt relatie, factuurnummer, datum, bedrag, valuta en leveringsperiode eruit;
4. controleert op dubbele stukken;
5. registreert het document in SharePoint;
6. schrijft de kenmerken en controleert ze;
7. werkt de boekhoudchecklist bij;
8. legt het resultaat vast.

De controle op dubbele stukken kijkt naar zakelijke kenmerken en naar de inhoud van het bestand: dezelfde factuur kan meer dan eens of onder andere bestandsnamen binnenkomen. Het log koppelt het bronbestand aan het geregistreerde document en aan de wijziging in de checklist.

Lukt de registratie maar mislukt het bijwerken van de checklist, dan gaat de volgende uitvoering verder bij de onafgemaakte stap. De bestaande registratie blijft behouden.

Financiën: volledigheid controleren

De volledigheidstaak controleert of alle verwachte facturen zijn geregistreerd. De checklist legt de vaste relaties vast, de frequentie van de documenten, het verwachte moment en wie verantwoordelijk is voor het opstellen.

Begin van de maand vergelijkt de taak deze verwachtingen met de documenten in SharePoint. Een latere controle bekijkt de bijgewerkte stand vóór de overdracht aan de boekhouding. Statusmarkeringen vatten de verwerking samen:

• R: geregistreerd;
• P: betaald;
• S: overgedragen aan de boekhouding.

Gecombineerde markeringen tonen welke stappen klaar zijn. Worden voor een periode meerdere facturen verwacht, dan maakt één document haar niet volledig; gedeeltelijke resultaten worden toegelicht met verwijzingen naar de onderliggende registraties.

Onregelmatige uitgaven worden na registratie gecontroleerd, zonder de verwachting te wekken dat er elke maand nog een factuur moet komen.

Het resultaat noemt ontbrekende documenten, openstaande perioden en onafgemaakte acties.

Financiën: facturen opstellen

Aparte taakchats verzorgen de facturen van opdrachtnemers en de klantfacturen.

Voor opdrachtnemers kan de berekening uitgaan van uurtarieven, vaste maandbedragen of een vergoeding naar rato van de geregistreerde werktijd. Supportvergoedingen, extra uren en goedgekeurde onkosten verschijnen waar nodig als aparte regels.

Klantfacturen passen de afgesproken verkoopvoorwaarden toe. De taak kiest de factureerbare activiteiten en sluit intern werk uit volgens de gedeelde regels.

Elke uitvoering leest de actuele gegevens, berekent de bedragen, kopieert het goedgekeurde sjabloon, vult de documentgegevens in en maakt het werkbestand en de pdf. De validatie omvat berekening en presentatie: de totalen moeten sluiten en het geëxporteerde document moet leesbare tabellen en volledige gegevens bevatten.

Concept, controle door de gebruiker, externe goedkeuring en verzending hebben elk een eigen status. Een herziene berekening levert een nieuwe documentversie op met een eigen goedkeuringsstatus.

Financiën: betalingen, afstemming en rapportage

Verdere taken omvatten betalingscontrole, bankafstemming, controle in het boekhoudsysteem en financiële rapportage:

• Betalingen. De betalingstaak vindt geregistreerde facturen met openstaande betaalacties.
• Afstemming. De afstemmingstaak koppelt banktransacties aan documenten via kenmerken, bedragen, data en betalingsreferenties. Onduidelijke overeenkomsten blijven open voor beoordeling.
• Controle van de boekhouding. Het interne documentregister wordt vergeleken met de boekingen.

Deze taken voeden de winst-en-verliesrapportage en de actuele kaspositie. Hun regels houden gefactureerde activiteit, betalingsverplichtingen en werkelijke geldbewegingen uit elkaar.

Openstaande punten worden gemeld met verwijzingen naar de documenten en de actie of beslissing die nodig is.

Administratie, contracten en urenregistratie

Administratieve taken verwerken contracten, loonstroken, belastingdocumenten, managementrapportages en correspondentie. Elke documentcategorie heeft een opslaglocatie, verplichte kenmerken en een vervolgprocedure.

De contractregistratie koppelt een document aan de juiste relatie en legt de belangrijke data vast. De gedeelde contractgegevens ondersteunen daarna facturering en commerciële opvolging.

De urenregistratie heeft een eigen terugkerende taak. Die herinnert het team eraan de registraties aan te vullen en controleert of de gegevens klaar zijn voor facturering.

Zo wordt een afhankelijkheid expliciet: het opstellen van facturen vraagt voldoende volledige urenregistraties. Ontbrekende uren worden een zichtbare uitzondering voordat een document definitief wordt.

E-mailontvangst en verwerkingslogs

De e-mailtaak controleert de operationele mailbox met korte tussenpozen, bijvoorbeeld elke vijf minuten. Berichten komen met stabiele kenmerken in een verwerkingswachtrij. Per bericht legt de taak afzender, onderwerp, verwerkingsstap, uitgevoerde acties, bijbehorende bestanden, fouten en openstaande beslissingen vast.

Toegestane factuurbijlagen gaan naar de invoermap van financiën. Andere berichten worden samengevat met voorstellen voor volgende stappen, binnen de rechten van de taak.

Rapporten maken onderscheid tussen een bijlage die is ontvangen, die voor verwerking is opgeslagen en die met succes is geregistreerd.

Herhaalde uitvoeringen controleren eerst de eerdere resultaten. Dat voorkomt dubbele verwerking en herhaalde meldingen over ongewijzigde situaties.

Taken voor verkoop, marketing en product

Verkooptaken omvatten het opstellen van offertes, het opvolgen van kansen en contracten, pipeline-analyse en CRM-onderhoud. Offertes gebruiken gedeelde sjablonen en commerciële regels. Het opvolgen van kansen controleert de volgende actie, het verwachte antwoord en naderende deadlines. Andere taken volgen de ontwikkeling van klanten en mogelijkheden om de samenwerking uit te breiden.

Marketingtaken behandelen de analyse van aanbestedingen en freelance-opdrachten, het voorbereiden van campagnes, het opvolgen van doelgroepen en het produceren van terugkerende content. Een wekelijkse blogtaak krijgt een onderwerp en bronmateriaal, schrijft een concept en volgt de afgesproken reviewprocedure. Voorbereiding en verzending van campagnes hebben apart vastgelegde rechten en afrondingscriteria.

De productsectie bevat een taak voor het backlogbeheer: ze verzamelt verzoeken, herkent dubbele items, verbetert beschrijvingen en bereidt items voor op prioritering.

Al deze taken gebruiken de gedeelde bedrijfscontext van het project en slaan hun resultaten op waar andere taken erbij kunnen.

Uitvoeringsregels voor het hele systeem

Elke terugkerende taak volgt dezelfde principes:

• Actuele brongegevens lezen.
• Controleren of de actie al is uitgevoerd.
• Resultaten op de afgesproken plek opslaan.
• Het resultaat controleren.
• Afgeronde en onafgemaakte stappen vastleggen.
• Onafgemaakt werk bij de volgende uitvoering hervatten.
• Nieuwe resultaten, fouten en benodigde beslissingen melden.

De architectuur geeft elk onderdeel een duidelijke rol. Eén project bevat de gedeelde informatie. Thematische secties ordenen de chats. Elke chat beschrijft een herhaalbare taak. Connectors geven toegang tot de werksystemen. Gedeelde opslag geeft resultaten door tussen taken. Schema’s en verzoeken van gebruikers starten de uitvoeringen.

Zo kan de automatisering taak voor taak groeien, terwijl bedrijfsregels, verwerkingsgeschiedenis en resultaten met elkaar verbonden blijven.

Beveiliging en gegevensbescherming

Een assistent die post leest, documenten opslaat en in bedrijfssystemen schrijft, heeft vaste grenzen nodig. Leg deze vanaf het begin vast:

• Een eigen account. De AI hoort onder een eigen gebruikersaccount te werken en van de post van het bedrijf precies één mailbox te bereiken: haar eigen. In SharePoint en Teams krijgt het account alleen toegang tot de bibliotheken die de taken nodig hebben, en geen beheerdersrechten.
• Alleen interne afzenders. Die mailbox hoort alleen mail van medewerkers van het bedrijf te accepteren. Een document van buiten, zoals de factuur van een leverancier, komt er dan alleen in als iemand uit het team het doorstuurt. Instructies die in een vreemd bericht verstopt zitten (prompt injection), bereiken de AI zo niet.
• Bevestiging vóór wijzigingen. Een mail kan een taak starten, maar de AI wijzigt gegevens pas nadat een mens de wijziging heeft bevestigd.
• Elke wijziging in git. Zet alle bestanden op de werkschijf in een git-repository, bijvoorbeeld in de Azure DevOps-omgeving van het bedrijf, en maak van elke wijziging een commit. Dan is na te gaan wie wat wanneer heeft gewijzigd, en is elke eerdere stand te herstellen.
• Gegevens van medewerkers blijven lokaal. Laat loonstroken invullen door een script op de lokale computer. Gegevens van medewerkers hoeven dan niet naar de cloud van de AI-dienst.
• Documentatie in Complaica. Het register van verwerkingsactiviteiten volgens art. 30 AVG wordt in Complaica automatisch aangemaakt en bijgewerkt.

Alleen interne post: de instelling in Microsoft 365

In Exchange Online is dit een eigenschap van de mailbox. In het Exchange admin center (Engelstalige interface): Recipients → Mailboxes → kies de mailbox van de AI → Mail flow → Message delivery restrictions en vink onder ‘Accept messages from’ de optie ‘Require senders to be authenticated’ aan. Hetzelfde in Exchange Online PowerShell:

Set-Mailbox -Identity ai@example.com -RequireSenderAuthenticationEnabled $true

Daarna weigert Exchange mail van buiten de organisatie met een onbestelbaarheidsbericht, ook als die een intern afzenderadres vervalst: gecontroleerd wordt of de afzender zich heeft aangemeld, niet het adres in de Van-regel. Wie het tot bepaalde collega’s wil beperken, geeft met -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers een lijst van gebruikers of een groep op.

Compliancewerk volgens hetzelfde patroon

Compliancewerk past in hetzelfde patroon. Complaica heeft een ingebouwde MCP-server en wordt in ChatGPT, Claude of een andere assistent nog een connector. Een taakchat kan dan hiaten ten opzichte van ISO 27001 vinden, beoordelingen vastleggen of een DPIA opstellen — met uw eigen aanmelding, en elke aanroep loopt met uw rollen en uw licentie.

Complaica koppelen aan uw AI-assistent