Agentic OS — como automatizar o back office de uma pequena empresa

O sistema assenta num único projeto partilhado. Secções temáticas organizam os chats que contém. Cada chat define uma tarefa repetível: registar faturas recebidas, preparar faturas a clientes, verificar o estado dos pagamentos, acompanhar oportunidades de venda ou redigir todas as semanas um rascunho para o blogue.

Algumas tarefas correm segundo um calendário; outras, a pedido. Todas seguem a mesma estrutura: informação de negócio partilhada, uma definição de tarefa permanente, dados de entrada atuais e um resultado verificável.

Os conectores dão acesso ao e-mail, ao SharePoint, ao Google Drive, ao Teams e aos dados do CRM. O sistema de ficheiros e o armazenamento na nuvem guardam os documentos de trabalho e passam os resultados de uma tarefa para a seguinte. Este guia descreve como montar um sistema assim e como as suas tarefas trabalham em conjunto. Segue um back office que funciona deste modo numa pequena empresa.

O que é um Agentic OS

Agentic OS não é um produto, mas uma forma de ver. Um assistente de IA com projetos, instruções permanentes, tarefas agendadas e conectores faz pelo trabalho de uma empresa o que um sistema operativo faz pelos programas: guarda um estado partilhado, executa programas segundo um calendário, comunica com dispositivos através de controladores e faz cumprir permissões. Muitos observadores descrevem hoje assim as plataformas dos grandes fornecedores; os próprios fornecedores dão outros nomes às peças.

Tecnicamente, a plataforma é substituível. Claude, ChatGPT, Grok e outros oferecem as peças necessárias — espaços de trabalho com instruções permanentes, tarefas recorrentes, integrações com outros sistemas — com nomes diferentes e em medida diferente; vale a pena verificar o que uma plataforma faz hoje antes de a escolher. Basta uma subscrição normal do assistente. A arquitetura descrita neste guia não depende dessa escolha.

Três níveis: projeto, chat, execução

A arquitetura tem três níveis. O projeto contém o que vale para todas as tarefas. Um chat contém uma tarefa recorrente e o seu procedimento. Uma execução é uma passagem única dessa tarefa com os dados atuais — iniciada por um calendário ou um pedido, realizada através de conectores e ferramentas locais e concluída com a verificação do resultado.

Um projeto para a informação de negócio partilhada

Todas as tarefas pertencem a um projeto e assentam numa base operacional comum. O projeto contém regras de negócio, localizações de documentos, modelos, informação de referência, permissões e procedimentos de trabalho. As secções temáticas facilitam a navegação entre os chats de tarefas:

As secções organizam o trabalho; a informação partilhada do projeto liga-o. Um contrato pode definir as condições de faturação. Os registos de horas fornecem as quantidades. Uma fatura cria uma obrigação de pagamento. Uma transação bancária regista a liquidação. Tarefas diferentes tratam estas etapas a partir da mesma informação de negócio.

O que definir ao nível do projeto

As instruções do projeto estabelecem regras que valem para todas as tarefas.

Fontes de referência

Cada categoria de informação tem uma fonte designada:

• O SharePoint guarda os documentos registados e os seus atributos.
• A checklist contabilística define que faturas se esperam e com que frequência.
• As listas de registo de horas contêm as horas registadas.
• Os modelos aprovados definem a estrutura dos documentos.
• O CRM guarda as oportunidades comerciais e as próximas ações.
• A caixa de correio operacional recebe a correspondência.

As tarefas leem a informação atual destas fontes. Documentos e conversas anteriores dão contexto; os registos designados determinam o estado operacional atual.

Regras de negócio

As instruções partilhadas definem os períodos de reporte, a identificação das contrapartes, a numeração das faturas, os cálculos, o arredondamento, a deteção de duplicados e o significado de cada estado.

Por exemplo, a data da fatura e o período do serviço são campos distintos. Faturas mensais, trimestrais e anuais seguem regras de imputação diferentes. As tarifas faturadas aos clientes e as tarifas de remuneração dos prestadores aplicam-se em separado.

Quando uma decisão afeta várias tarefas, passa para as regras partilhadas, para que as execuções futuras a apliquem.

Organização dos documentos

O projeto define onde ficam os originais, os modelos, os rascunhos, os documentos aprovados e os registos de processamento. Os novos documentos são criados a partir de cópias de modelos aprovados. As correções produzem versões identificáveis. As tarefas seguintes usam precisamente o ficheiro aprovado.

Permissões e critérios de conclusão

As instruções definem que ações cada tarefa está autorizada a executar. Preparar um rascunho, registar um documento, enviar um e-mail e publicar conteúdo são ações distintas, cada uma com os seus critérios de conclusão.

Uma tarefa só comunica sucesso depois de verificar o resultado: o documento existe, os seus atributos estão corretos, o ficheiro gerado passa a validação ou o envio tem um registo confirmado.

Cada chat define uma tarefa repetível

Cada chat operacional representa uma tarefa que pode ser executada vezes sem conta. O chat guarda o seu procedimento, as decisões próprias da tarefa, o histórico de execuções, as exceções e os resultados. Uma nova execução traz os parâmetros atuais e aplica o procedimento estabelecido.

Um chat de faturação a clientes define, por exemplo:

• onde obter as horas;
• que atividades incluir ou excluir;
• que tarifas e que moeda aplicar;
• que modelo copiar;
• como escolher o período de faturação;
• como validar e aprovar o resultado.

Depois basta pedir: «Prepara a fatura do mês anterior.»

Um chat de registo de faturas segue outro procedimento, mas usa a mesma informação sobre contrapartes, as mesmas convenções de documentos e as mesmas definições de estado. Os pormenores próprios de uma tarefa ficam com ela. As decisões que interessam a outras tarefas são registadas na informação partilhada do projeto. Ficheiros, registos e logs são as passagens explícitas entre execuções.

Definição da tarefa e execução concreta

Convém distinguir uma tarefa permanente de uma execução concreta. «Registar faturas recebidas» é uma tarefa; «tratar os ficheiros recebidos esta manhã» é uma execução. «Emitir uma fatura mensal a um cliente» é uma tarefa; «emitir a fatura de outubro» é uma execução.

Cada definição de tarefa abrange:

As execuções agendadas e as pedidas usam a mesma definição de tarefa. O acionador determina apenas quando a tarefa corre.

A correção de uma fatura é uma execução concreta no chat da tarefa correspondente. Se revelar uma regra reutilizável, essa regra passa a fazer parte das instruções mantidas.

Os conectores e o seu papel

O mais prático é trabalhar na aplicação de ambiente de trabalho do assistente, porque combina serviços ligados com um diretório de trabalho local no computador:

Ferramentas locais tratam de cálculos, conversão de ficheiros e validação quando necessário.

O acesso através de um conector e a autorização de negócio são tratados em separado. Uma tarefa usa as funcionalidades que o seu procedimento exige e as permissões estabelecidas para a sua execução.

A Complaica liga-se da mesma forma, através do seu conector MCP. As tarefas de compliance, como manter atualizado o registo das atividades de tratamento, correm então no mesmo projeto que as finanças e a administração.

O armazenamento partilhado também funciona como fila

O sistema de ficheiros, o SharePoint e o armazenamento na nuvem têm duas funções: guardar resultados e passá-los entre tarefas. Cada tarefa escreve o seu resultado num local acordado. Uma tarefa seguinte verifica esse local na próxima execução, identifica os itens novos e processa-os. Pastas designadas, bibliotecas de documentos e registos de processamento formam assim uma fila simples.

O processamento de faturas mostra como funciona:

1. Uma verificação agendada do e-mail deteta uma fatura recebida.
2. Guarda o anexo na pasta de entrada do analisador de faturas.
3. O analisador de faturas corre segundo o seu próprio calendário.
4. Lê, valida e regista a nova fatura.
5. O documento e os seus atributos são guardados no SharePoint.
6. A reconciliação mensal confronta as faturas registadas com a checklist contabilística.

A tarefa de e-mail conclui a etapa de receção quando verifica que o anexo foi guardado. O analisador de faturas encontra o ficheiro na execução seguinte; os registos de processamento distinguem itens novos, concluídos e parcialmente processados.

Assim, as tarefas correm de forma independente, com calendários diferentes. Um resultado guardado continua disponível até que a tarefa seguinte o processe.

Finanças: registar as faturas recebidas

A tarefa de registo de faturas verifica a sua pasta de entrada a intervalos fixos, por exemplo de hora a hora dentro da janela de funcionamento. Os documentos chegam como ficheiros enviados ou através do processamento autorizado do e-mail. A tarefa:

1. encontra ficheiros novos ou parcialmente processados;
2. lê e classifica cada documento;
3. extrai a contraparte, o número da fatura, a data, o montante, a moeda e o período do serviço;
4. procura duplicados;
5. regista o documento no SharePoint;
6. escreve os seus atributos e verifica-os;
7. atualiza a checklist contabilística;
8. regista o resultado.

A deteção de duplicados considera os identificadores de negócio e o conteúdo do ficheiro: a mesma fatura pode chegar mais de uma vez ou com nomes de ficheiro diferentes. O log liga o ficheiro de origem ao documento registado e à atualização da checklist.

Se o registo for bem-sucedido mas a atualização da checklist falhar, a execução seguinte retoma o passo em falta. O registo existente mantém-se.

Finanças: verificar se nada falta

A tarefa de completude verifica se todas as faturas esperadas foram registadas. A checklist define as contrapartes habituais, a frequência dos documentos, o prazo esperado e quem é responsável pela sua preparação.

No início do mês, a tarefa compara estas expectativas com os documentos guardados no SharePoint. Uma revisão posterior verifica a situação atualizada antes da entrega à contabilidade. Os marcadores de estado resumem o processamento:

• R: registada;
• P: paga;
• S: entregue à contabilidade.

Os marcadores combinados mostram que etapas estão concluídas. Se para um período se esperam várias faturas, um único documento não o torna completo; os resultados parciais são explicados com referências aos registos subjacentes.

As despesas irregulares são verificadas depois do registo, sem criar a expectativa de que todos os meses tenha de chegar outra fatura.

O resultado identifica os documentos em falta, os períodos por resolver e as ações por concluir.

Finanças: emitir faturas

Chats de tarefas separados tratam das faturas de prestadores e das faturas a clientes.

Para os prestadores, o cálculo pode basear-se em tarifas horárias, montantes mensais fixos ou uma remuneração proporcional ao tempo de trabalho registado. Taxas de suporte, horas adicionais e despesas reembolsáveis aprovadas surgem como linhas separadas quando necessário.

As faturas a clientes aplicam as condições de venda acordadas. A tarefa seleciona as atividades faturáveis e exclui o trabalho interno segundo as regras partilhadas.

Cada execução lê os dados atuais, calcula os montantes, copia o modelo aprovado, preenche os dados do documento e cria o ficheiro de trabalho e o PDF. A validação abrange cálculos e apresentação: os totais têm de bater certo e o documento exportado tem de ter tabelas legíveis e dados completos.

Rascunho, revisão pelo utilizador, aprovação externa e envio têm estados distintos. Um cálculo revisto produz uma nova versão do documento com o seu próprio estado de aprovação.

Finanças: pagamentos, reconciliação e relatórios

Outras tarefas cobrem a verificação de pagamentos, a reconciliação bancária, a verificação no sistema de contabilidade e os relatórios financeiros:

• Pagamentos. A tarefa de pagamentos identifica faturas registadas com ações de pagamento pendentes.
• Reconciliação. A tarefa de reconciliação associa as transações bancárias aos documentos através de identificadores, montantes, datas e referências de pagamento. As correspondências ambíguas ficam em aberto para revisão.
• Verificação contabilística. O registo interno de documentos é comparado com os lançamentos da contabilidade.

Estas tarefas alimentam a demonstração de resultados e a posição de tesouraria atual. As suas regras mantêm separadas a atividade faturada, as obrigações de pagamento e os movimentos de caixa reais.

Os pontos por resolver são comunicados com referências aos documentos e com a ação ou decisão necessária.

Administração, contratos e registo de horas

As tarefas administrativas tratam contratos, recibos de vencimento, documentos fiscais, relatórios de contabilidade de gestão e correspondência. Cada categoria de documentos tem um local de armazenamento, atributos obrigatórios e um procedimento de seguimento.

O registo de contratos liga um documento à contraparte correspondente e regista as datas importantes. Os dados partilhados do contrato apoiam depois a faturação e o acompanhamento comercial.

O registo de horas tem a sua própria tarefa recorrente. Lembra a equipa de completar os registos e verifica se a informação está pronta para faturação.

Isto torna explícita uma dependência: a emissão de faturas depende de registos de horas suficientemente completos. As horas em falta tornam-se uma exceção visível antes de um documento ser finalizado.

Receção de e-mail e registos de processamento

A tarefa de e-mail verifica a caixa de correio operacional a intervalos curtos, por exemplo a cada cinco minutos. As mensagens entram numa fila de processamento com identificadores estáveis. Para cada mensagem, a tarefa regista o remetente, o assunto, a etapa de processamento, as ações concluídas, os ficheiros relacionados, os erros e as decisões pendentes.

Os anexos de faturas autorizados vão para a pasta de entrada das finanças. As restantes mensagens são resumidas com propostas de próximos passos, dentro das permissões da tarefa.

Os relatórios distinguem entre um anexo recebido, guardado para processamento e registado com sucesso.

As execuções repetidas verificam os resultados anteriores antes de agir. Isto evita processamento duplicado e notificações repetidas sobre situações inalteradas.

Tarefas de vendas, marketing e produto

As tarefas de vendas abrangem a preparação de propostas, o acompanhamento de oportunidades e contratos, a análise do pipeline e a manutenção do CRM. A preparação de propostas usa modelos partilhados e regras comerciais. O acompanhamento de oportunidades verifica a próxima ação, a resposta esperada e os prazos que se aproximam. Outras tarefas analisam a evolução dos clientes e as possibilidades de alargar a cooperação.

As tarefas de marketing tratam da análise de concursos e oportunidades freelance, da preparação de campanhas, do acompanhamento de públicos e da produção de conteúdos recorrentes. Uma tarefa semanal de blogue recebe um tema e material de origem, prepara um rascunho e segue o procedimento de revisão acordado. A preparação e o envio de campanhas têm permissões e critérios de conclusão definidos em separado.

A secção de produto contém uma tarefa de manutenção do backlog: recolhe pedidos, identifica duplicados, melhora as descrições e prepara os itens para priorização.

Todas estas tarefas usam o contexto de negócio partilhado do projeto e guardam os resultados onde outras tarefas lhes podem aceder.

Regras de execução em todo o sistema

Cada tarefa recorrente segue os mesmos princípios:

• Ler os dados de origem atuais.
• Verificar se a ação já foi concluída.
• Guardar os resultados no local acordado.
• Verificar o resultado.
• Registar os passos concluídos e os pendentes.
• Retomar o trabalho parcial na execução seguinte.
• Comunicar novos resultados, falhas e decisões necessárias.

A arquitetura dá a cada componente um papel claro. Um projeto guarda a informação partilhada. As secções temáticas organizam os chats. Cada chat define uma tarefa repetível. Os conectores dão acesso aos sistemas de trabalho. O armazenamento partilhado passa os resultados entre tarefas. Calendários e pedidos dos utilizadores iniciam as execuções.

Assim, a automatização pode crescer uma tarefa de cada vez, mantendo ligados as regras de negócio, o histórico de processamento e os resultados operacionais.

Segurança e proteção de dados

Um assistente que lê o correio, arquiva documentos e escreve em sistemas de negócio precisa de limites firmes. Convém fixá-los desde o início:

• Uma conta própria. A IA deve trabalhar com uma conta de utilizador própria e chegar, do correio da empresa, a uma única caixa: a sua. No SharePoint e no Teams, a conta só acede às bibliotecas de que as suas tarefas precisam e não tem direitos de administrador.
• Só remetentes internos. Essa caixa deve aceitar apenas mensagens de colaboradores da empresa. Um documento externo, como a fatura de um fornecedor, só lá chega então se alguém da equipa o reencaminhar. Assim, instruções escondidas numa mensagem alheia (prompt injection) não chegam à IA.
• Confirmação antes de alterações. Um e-mail pode iniciar uma tarefa, mas a IA só altera dados depois de uma pessoa confirmar a alteração.
• Cada alteração no git. Guarde todos os ficheiros do disco de trabalho num repositório git, por exemplo no Azure DevOps da empresa, e faça de cada alteração um commit. Fica assim possível saber quem alterou o quê e quando, e repor qualquer estado anterior.
• Os dados dos colaboradores ficam no local. Deixe que um script no computador local preencha os recibos de vencimento. Os dados dos colaboradores não precisam então de ser enviados para a nuvem do serviço de IA.
• Documentação na Complaica. O registo das atividades de tratamento previsto no art. 30.º do RGPD é criado e atualizado automaticamente na Complaica.

Só correio interno: a configuração no Microsoft 365

No Exchange Online, isto é uma propriedade da caixa de correio. No Exchange admin center (interface em inglês): Recipients → Mailboxes → selecione a caixa da IA → Mail flow → Message delivery restrictions e, em «Accept messages from», ative «Require senders to be authenticated». O mesmo no Exchange Online PowerShell:

Set-Mailbox -Identity ai@example.com -RequireSenderAuthenticationEnabled $true

A partir daí, o Exchange rejeita o correio de fora da organização com um relatório de não entrega — também quando falsifica um endereço de remetente interno, porque o que se verifica é se o remetente iniciou sessão, não o endereço no campo «De». Para restringir a determinadas pessoas, -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers aceita uma lista de utilizadores ou um grupo.

O trabalho de compliance segundo o mesmo padrão

O trabalho de compliance encaixa no mesmo padrão. A Complaica tem um servidor MCP integrado e torna-se mais um conector no ChatGPT, no Claude ou noutro assistente. Um chat de tarefa pode então encontrar lacunas face à ISO 27001, registar avaliações ou criar uma AIPD — com o seu próprio início de sessão, e cada chamada corre com as suas funções e a sua licença.

Ligar a Complaica ao seu assistente de IA