Agentic OS — cómo automatizar el back office de una pequeña empresa

El sistema se basa en un único proyecto compartido. Unas secciones temáticas ordenan los chats que contiene. Cada chat define una tarea repetible: registrar facturas recibidas, preparar facturas a clientes, comprobar el estado de los pagos, dar seguimiento a oportunidades de venta o redactar cada semana un borrador para el blog.

Algunas tareas se ejecutan según un calendario; otras, a petición. Ambas siguen la misma estructura: información de negocio compartida, una definición de tarea permanente, datos de entrada actuales y un resultado verificable.

Los conectores dan acceso al correo, a SharePoint, Google Drive, Teams y los datos del CRM. El sistema de archivos y el almacenamiento en la nube guardan los documentos de trabajo y pasan los resultados de una tarea a otra. Esta guía describe cómo montar un sistema así y cómo colaboran sus tareas. Sigue un back office que funciona de este modo en una pequeña empresa.

Qué es un Agentic OS

Agentic OS no es un producto, sino una forma de verlo. Un asistente de IA con proyectos, instrucciones permanentes, tareas programadas y conectores hace por el trabajo de una empresa lo que un sistema operativo hace por los programas: mantiene un estado compartido, ejecuta programas según un calendario, se comunica con los dispositivos a través de controladores y hace cumplir los permisos. Muchos observadores describen hoy así las plataformas de los grandes proveedores; los propios proveedores llaman a las piezas de otra manera.

Técnicamente, la plataforma es intercambiable. Claude, ChatGPT, Grok y otros ofrecen las piezas necesarias —espacios de trabajo con instrucciones permanentes, tareas recurrentes, integraciones con otros sistemas— con nombres distintos y en distinta medida; conviene comprobar qué ofrece hoy una plataforma antes de elegirla. Basta con una suscripción normal al asistente. La arquitectura que describe esta guía no depende de esa elección.

Tres niveles: proyecto, chat, ejecución

La arquitectura tiene tres niveles. El proyecto contiene lo que vale para todas las tareas. Un chat contiene una tarea recurrente y su procedimiento. Una ejecución es una pasada concreta de esa tarea con los datos actuales: la inicia un calendario o una petición, se realiza mediante conectores y herramientas locales y termina con la comprobación del resultado.

Un proyecto para la información de negocio compartida

Todas las tareas pertenecen a un proyecto y comparten una misma base operativa. El proyecto contiene reglas de negocio, ubicaciones de documentos, plantillas, información de referencia, permisos y procedimientos de trabajo. Las secciones temáticas facilitan la navegación entre los chats de tareas:

Las secciones ordenan el trabajo; la información compartida del proyecto lo conecta. Un contrato puede fijar las condiciones de facturación. Los registros de horas aportan las cantidades. Una factura crea una obligación de pago. Una transacción bancaria registra su liquidación. Distintas tareas se ocupan de estas etapas a partir de la misma información de negocio.

Qué definir a nivel de proyecto

Las instrucciones del proyecto establecen reglas que valen para todas las tareas.

Fuentes de referencia

Cada tipo de información tiene una fuente designada:

• SharePoint guarda los documentos registrados y sus atributos.
• La lista de control contable define qué facturas se esperan y con qué frecuencia.
• Las listas de registro de horas contienen las horas imputadas.
• Las plantillas aprobadas definen la estructura de los documentos.
• El CRM guarda las oportunidades comerciales y las próximas acciones.
• El buzón operativo recibe la correspondencia entrante.

Las tareas leen la información actual de estas fuentes. Los documentos y conversaciones anteriores aportan contexto; los registros designados determinan el estado operativo actual.

Reglas de negocio

Las instrucciones compartidas definen los periodos de informe, la identificación de contrapartes, la numeración de facturas, los cálculos, el redondeo, la detección de duplicados y el significado de cada estado.

Por ejemplo, la fecha de factura y el periodo de servicio son campos distintos. Las facturas mensuales, trimestrales y anuales siguen reglas de imputación diferentes. Las tarifas de facturación a clientes y las de remuneración de colaboradores se aplican por separado.

Cuando una decisión afecta a varias tareas, se añade a las reglas compartidas para que las ejecuciones futuras la apliquen.

Organización de los documentos

El proyecto define dónde se guardan originales, plantillas, borradores, documentos aprobados y registros de procesamiento. Los documentos nuevos se crean a partir de copias de plantillas aprobadas. Las correcciones generan versiones identificables. Las tareas posteriores utilizan exactamente el archivo aprobado.

Permisos y criterios de finalización

Las instrucciones definen qué acciones puede realizar cada tarea. Preparar un borrador, registrar un documento, enviar un correo y publicar contenido son acciones distintas, cada una con sus propios criterios de finalización.

Una tarea solo informa de un éxito después de comprobar el resultado: el documento existe, sus atributos son correctos, el archivo generado supera la validación o el envío tiene un registro confirmado.

Cada chat define una tarea repetible

Cada chat operativo representa una tarea que puede ejecutarse una y otra vez. El chat guarda su procedimiento, las decisiones propias de la tarea, el historial de ejecuciones, las excepciones y los resultados. Una nueva ejecución aporta los parámetros actuales y aplica el procedimiento establecido.

Un chat de facturación a clientes define, por ejemplo:

• de dónde obtener las horas;
• qué actividades incluir o excluir;
• qué tarifas y qué moneda aplicar;
• qué plantilla copiar;
• cómo seleccionar el periodo de facturación;
• cómo validar y aprobar el resultado.

Después basta con pedir: «Prepara la factura del mes anterior».

Un chat de registro de facturas sigue otro procedimiento, pero utiliza la misma información de contrapartes, las mismas convenciones de documentos y las mismas definiciones de estado. Los detalles propios de una tarea se quedan en ella. Las decisiones que importan a otras tareas se registran en la información compartida del proyecto. Archivos, registros y logs son los traspasos explícitos entre ejecuciones.

Definición de tarea y ejecución concreta

Conviene distinguir entre una tarea permanente y una ejecución concreta. «Registrar facturas recibidas» es una tarea; «procesar los archivos recibidos esta mañana», una ejecución. «Generar una factura mensual a un cliente» es una tarea; «generar la factura de octubre», una ejecución.

Cada definición de tarea abarca:

Las ejecuciones programadas y las solicitadas usan la misma definición de tarea. El disparador solo determina cuándo se ejecuta.

La corrección de una factura concreta es una ejecución dentro del chat de la tarea correspondiente. Si revela una regla reutilizable, esa regla pasa a formar parte de las instrucciones mantenidas.

Los conectores y su función

Lo más práctico es trabajar con la aplicación de escritorio del asistente, porque combina servicios conectados con un directorio de trabajo local en el ordenador:

Herramientas locales se encargan de cálculos, conversión de archivos y validación cuando hace falta.

El acceso a través de un conector y la autorización de negocio se gestionan por separado. Una tarea utiliza las funciones que requiere su procedimiento y los permisos establecidos para su ejecución.

Complaica se conecta del mismo modo, mediante su conector MCP. Las tareas de compliance, como mantener al día el registro de actividades de tratamiento, se ejecutan entonces en el mismo proyecto que las finanzas y la administración.

El almacenamiento compartido también es una cola

El sistema de archivos, SharePoint y el almacenamiento en la nube cumplen dos funciones: guardan resultados y los pasan de una tarea a otra. Cada tarea escribe su resultado en una ubicación acordada. Una tarea posterior revisa esa ubicación en su siguiente ejecución, identifica los elementos nuevos y los procesa. Así, carpetas designadas, bibliotecas de documentos y registros de procesamiento forman una cola ligera.

El procesamiento de facturas muestra cómo funciona:

1. Una revisión programada del correo detecta una factura entrante.
2. Guarda el adjunto en la carpeta de entrada del analizador de facturas.
3. El analizador de facturas se ejecuta según su propio calendario.
4. Lee, valida y registra la nueva factura.
5. El documento y sus atributos se guardan en SharePoint.
6. La conciliación mensual coteja las facturas registradas con la lista de control contable.

La tarea de correo completa la etapa de recepción cuando ha verificado que el adjunto se ha guardado. El analizador de facturas encuentra el archivo en su siguiente ejecución; los registros de procesamiento distinguen los elementos nuevos, los terminados y los procesados parcialmente.

Así, las tareas se ejecutan de forma independiente con calendarios distintos. Un resultado guardado sigue disponible hasta que la siguiente tarea lo procesa.

Finanzas: registrar las facturas recibidas

La tarea de registro de facturas revisa su carpeta de entrada a intervalos fijos, por ejemplo cada hora dentro de la franja operativa. Los documentos llegan como archivos enviados o a través del procesamiento autorizado del correo. La tarea:

1. encuentra archivos nuevos o procesados parcialmente;
2. lee y clasifica cada documento;
3. extrae la contraparte, el número de factura, la fecha, el importe, la moneda y el periodo de servicio;
4. busca duplicados;
5. registra el documento en SharePoint;
6. escribe sus atributos y los verifica;
7. actualiza la lista de control contable;
8. registra el resultado.

La detección de duplicados tiene en cuenta los identificadores de negocio y el contenido del archivo: la misma factura puede llegar más de una vez o con nombres de archivo distintos. El log vincula el archivo de origen con el documento registrado y con la actualización de la lista de control.

Si el registro tiene éxito pero falla la actualización de la lista de control, la siguiente ejecución retoma el paso pendiente. El registro existente se conserva.

Finanzas: comprobar que no falte nada

La tarea de integridad comprueba si se han registrado todas las facturas esperadas. La lista de control define las contrapartes habituales, la frecuencia de los documentos, el plazo previsto y quién se encarga de prepararlos.

A principios de mes, la tarea compara estas expectativas con los documentos guardados en SharePoint. Una revisión posterior comprueba la situación actualizada antes de la entrega a contabilidad. Los indicadores de estado resumen el procesamiento:

• R: registrada;
• P: pagada;
• S: entregada a contabilidad.

Los indicadores combinados muestran qué etapas están completas. Si para un periodo se esperan varias facturas, un solo documento no basta para darlo por completo; los resultados parciales se explican con referencias a los registros subyacentes.

Los gastos irregulares se revisan tras su registro, sin crear la expectativa de que cada mes deba llegar otra factura.

El resultado señala los documentos que faltan, los periodos sin resolver y las acciones pendientes.

Finanzas: generar facturas

Chats de tareas separados se ocupan de las facturas de colaboradores externos y de las facturas a clientes.

Para los colaboradores, el cálculo puede basarse en tarifas por hora, importes mensuales fijos o una remuneración proporcional al tiempo de trabajo registrado. Las cuotas de soporte, las horas adicionales y los gastos reembolsables aprobados aparecen como líneas separadas cuando es necesario.

Las facturas a clientes aplican las condiciones de venta acordadas. La tarea selecciona las actividades facturables y excluye el trabajo interno según las reglas compartidas.

Cada ejecución lee los datos actuales, calcula los importes, copia la plantilla aprobada, rellena los datos del documento y crea el archivo de trabajo y el PDF. La validación abarca cálculos y presentación: los totales deben cuadrar y el documento exportado debe tener tablas legibles y datos completos.

Borrador, revisión por el usuario, aprobación externa y envío tienen estados distintos. Un cálculo revisado genera una nueva versión del documento con su propio estado de aprobación.

Finanzas: pagos, conciliación e informes

Otras tareas se ocupan de la comprobación de pagos, la conciliación bancaria, la verificación en el sistema contable y los informes financieros:

• Pagos. La tarea de pagos identifica las facturas registradas con acciones de pago pendientes.
• Conciliación. La tarea de conciliación asigna las transacciones bancarias a los documentos mediante identificadores, importes, fechas y conceptos de pago. Las coincidencias ambiguas quedan abiertas para su revisión.
• Verificación contable. El registro interno de documentos se compara con los asientos de la contabilidad.

Estas tareas alimentan la cuenta de pérdidas y ganancias y la posición de tesorería actual. Sus reglas mantienen separadas la actividad facturada, las obligaciones de pago y los movimientos de caja reales.

Los asuntos sin resolver se comunican con referencias a los documentos y con la acción o decisión necesaria.

Administración, contratos y registro de horas

Las tareas administrativas procesan contratos, nóminas, documentos fiscales, informes de contabilidad de gestión y correspondencia. Cada categoría de documento tiene una ubicación, unos atributos obligatorios y un procedimiento de seguimiento.

El registro de contratos vincula un documento con la contraparte correspondiente y recoge las fechas importantes. Los datos compartidos del contrato sirven después para la facturación y el seguimiento comercial.

El registro de horas tiene su propia tarea recurrente. Recuerda al equipo que complete sus registros y comprueba si la información está lista para facturar.

Esto hace explícita una dependencia: la generación de facturas necesita registros de horas suficientemente completos. Las horas que faltan aparecen como excepción visible antes de que se finalice un documento.

Recepción del correo y registros de procesamiento

La tarea de correo revisa el buzón operativo a intervalos cortos, por ejemplo cada cinco minutos. Los mensajes entran en una cola de procesamiento con identificadores estables. Para cada mensaje, la tarea registra el remitente, el asunto, la etapa de procesamiento, las acciones realizadas, los archivos relacionados, los errores y las decisiones pendientes.

Los adjuntos de factura autorizados se colocan en la carpeta de entrada de finanzas. Los demás mensajes se resumen con propuestas de próximos pasos, dentro de los permisos de la tarea.

Los informes distinguen entre un adjunto recibido, guardado para su procesamiento y registrado con éxito.

Las ejecuciones repetidas comprueban los resultados anteriores antes de actuar. Así se evitan el procesamiento duplicado y los avisos repetidos sobre situaciones que no han cambiado.

Tareas de ventas, marketing y producto

Las tareas de ventas abarcan la generación de ofertas, el seguimiento de oportunidades y contratos, el análisis del pipeline y el mantenimiento del CRM. La generación de ofertas usa plantillas compartidas y reglas comerciales. El seguimiento de oportunidades comprueba la próxima acción, la respuesta esperada y los plazos que se acercan. Otras tareas analizan la evolución de los clientes y las posibilidades de ampliar la colaboración.

Las tareas de marketing se ocupan del análisis de licitaciones y oportunidades freelance, la preparación de campañas, el seguimiento de audiencias y la producción de contenido recurrente. Una tarea semanal de blog recibe un tema y material de partida, prepara un borrador y sigue el procedimiento de revisión acordado. La preparación y el envío de campañas tienen permisos y criterios de finalización definidos por separado.

La sección de producto contiene una tarea de mantenimiento del backlog: recoge peticiones, identifica duplicados, mejora las descripciones y prepara los elementos para su priorización.

Todas estas tareas utilizan el contexto de negocio compartido del proyecto y guardan sus resultados donde otras tareas pueden acceder a ellos.

Reglas de ejecución para todo el sistema

Cada tarea recurrente sigue los mismos principios:

• Leer los datos de origen actuales.
• Comprobar si la acción ya se ha completado.
• Guardar los resultados en la ubicación acordada.
• Verificar el resultado.
• Registrar los pasos completados y los pendientes.
• Retomar el trabajo parcial en la siguiente ejecución.
• Informar de nuevos resultados, fallos y decisiones necesarias.

La arquitectura da a cada componente una función clara. Un proyecto guarda la información compartida. Las secciones temáticas ordenan los chats. Cada chat define una tarea repetible. Los conectores dan acceso a los sistemas de trabajo. El almacenamiento compartido pasa los resultados entre tareas. Los calendarios y las peticiones de los usuarios inician las ejecuciones.

Así, la automatización puede ampliarse tarea a tarea, manteniendo conectados las reglas de negocio, el historial de procesamiento y los resultados operativos.

Seguridad y protección de datos

Un asistente que lee el correo, archiva documentos y escribe en sistemas de negocio necesita límites claros. Conviene fijarlos desde el principio:

• Una cuenta propia. La IA debería trabajar con una cuenta de usuario propia y acceder, del correo de la empresa, a un solo buzón: el suyo. En SharePoint y Teams, la cuenta solo accede a las bibliotecas que necesitan sus tareas y no tiene derechos de administrador.
• Solo remitentes internos. Ese buzón debería aceptar solo correo de empleados de la empresa. Un documento externo, como la factura de un proveedor, solo llega entonces si alguien del equipo lo reenvía. Así, las instrucciones ocultas en un mensaje ajeno (prompt injection) no llegan a la IA.
• Confirmación antes de cambiar datos. Un correo puede iniciar una tarea, pero la IA solo modifica datos después de que una persona haya confirmado el cambio.
• Cada cambio en git. Guarde todos los archivos del disco de trabajo en un repositorio git, por ejemplo en el Azure DevOps de la empresa, y convierta cada cambio en un commit. Así se puede saber quién cambió qué y cuándo, y restaurar cualquier estado anterior.
• Los datos de los empleados se quedan en local. Deje que un script en el equipo local rellene las nóminas. Así, los datos de los empleados no tienen por qué enviarse a la nube del servicio de IA.
• Documentación en Complaica. El registro de actividades de tratamiento del art. 30 del RGPD se crea y actualiza automáticamente en Complaica.

Solo correo interno: la configuración en Microsoft 365

En Exchange Online es una propiedad del buzón. En el Exchange admin center (interfaz en inglés): Recipients → Mailboxes → seleccione el buzón de la IA → Mail flow → Message delivery restrictions y, en «Accept messages from», active «Require senders to be authenticated». Lo mismo en Exchange Online PowerShell:

Set-Mailbox -Identity ai@example.com -RequireSenderAuthenticationEnabled $true

A partir de ese momento, Exchange rechaza el correo de fuera de la organización con un informe de no entrega, también cuando falsifica una dirección de remitente interna, porque lo que se comprueba es si el remitente ha iniciado sesión, no la dirección del campo «De». Para limitarlo a determinadas personas, -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers admite una lista de usuarios o un grupo.

El trabajo de compliance con el mismo patrón

El trabajo de compliance encaja en el mismo patrón. Complaica tiene un servidor MCP integrado y se convierte en un conector más en ChatGPT, Claude u otro asistente. Un chat de tareas puede entonces detectar brechas frente a ISO 27001, registrar evaluaciones o crear una EIPD — con su propio inicio de sesión, y cada llamada se ejecuta con sus roles y su licencia.

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