Agentic OS — wie Sie das Backoffice eines kleinen Unternehmens automatisieren

Das System besteht aus einem gemeinsamen Projekt. Thematische Bereiche ordnen die Chats darin. Jeder Chat beschreibt eine wiederkehrende Aufgabe: eingehende Rechnungen erfassen, Kundenrechnungen vorbereiten, Zahlungsstatus prüfen, Vertriebschancen nachverfolgen oder jede Woche einen Blogentwurf schreiben.

Manche Aufgaben laufen nach Zeitplan, andere auf Anfrage. Beide folgen demselben Aufbau: gemeinsame Geschäftsinformationen, eine dauerhafte Aufgabenbeschreibung, aktuelle Eingaben und ein überprüfbares Ergebnis.

Connectors geben Zugriff auf E-Mail, SharePoint, Google Drive, Teams und CRM-Daten. Dateisystem und Cloud-Speicher halten die Arbeitsdokumente und reichen Ergebnisse von einer Aufgabe an die nächste weiter. Diese Anleitung beschreibt, wie Sie ein solches System aufbauen und wie seine Aufgaben zusammenarbeiten. Sie folgt einem Backoffice, das in einem kleinen Unternehmen so läuft.

Was ein Agentic OS ist

Agentic OS ist kein Produkt, sondern eine Sichtweise. Ein KI-Assistent mit Projekten, dauerhaften Anweisungen, geplanten Aufgaben und Connectors leistet für die Arbeit im Unternehmen, was ein Betriebssystem für Programme leistet: Er hält einen gemeinsamen Zustand, führt Programme nach Zeitplan aus, spricht über Treiber mit Geräten und setzt Rechte durch. So beschreiben heute viele Beobachter die Plattformen der großen Anbieter; die Anbieter selbst nennen die Bausteine verschieden.

Technisch ist die Plattform austauschbar. Claude, ChatGPT, Grok und andere bieten die nötigen Bausteine an — Arbeitsbereiche mit dauerhaften Anweisungen, wiederkehrende Aufgaben, Anbindungen an andere Systeme —, unter verschiedenen Namen und in verschiedenem Umfang; was eine Plattform heute kann, prüfen Sie am besten vor der Wahl. Ein gewöhnliches Abonnement des Assistenten genügt. Die Architektur, die diese Anleitung beschreibt, hängt von der Wahl nicht ab.

Drei Ebenen: Projekt, Chat, Ausführung

Die Architektur hat drei Ebenen. Das Projekt hält, was für alle Aufgaben gilt. Ein Chat hält eine wiederkehrende Aufgabe und ihr Vorgehen. Eine Ausführung ist ein einzelner Lauf dieser Aufgabe mit den aktuellen Eingaben — gestartet von einem Zeitplan oder einer Anfrage, ausgeführt über Connectors und lokale Werkzeuge, abgeschlossen mit der Prüfung des Ergebnisses.

Ein Projekt für die gemeinsamen Geschäftsinformationen

Alle Aufgaben gehören zu einem Projekt und stehen auf derselben Grundlage. Das Projekt enthält Geschäftsregeln, Ablageorte, Vorlagen, Referenzdaten, Berechtigungen und Arbeitsanweisungen. Thematische Bereiche machen die Aufgaben-Chats übersichtlich:

Die Bereiche ordnen die Arbeit, die gemeinsamen Projektinformationen verbinden sie. Ein Vertrag legt Abrechnungsbedingungen fest. Zeiterfassungen liefern die Mengen. Eine Rechnung begründet eine Zahlungsverpflichtung. Eine Banktransaktion dokumentiert die Begleichung. Verschiedene Aufgaben bearbeiten diese Stufen — auf Grundlage derselben Geschäftsinformationen.

Was Sie auf Projektebene festlegen

Die Anweisungen des Projekts setzen Regeln, die für alle Aufgaben gelten.

Maßgebliche Quellen

Jede Art von Information hat eine festgelegte Quelle:

• SharePoint hält die erfassten Dokumente und ihre Attribute.
• Die Buchhaltungs-Checkliste legt fest, welche Rechnungen in welchem Rhythmus erwartet werden.
• Listen der Zeiterfassung enthalten die gebuchten Stunden.
• Freigegebene Vorlagen bestimmen den Aufbau der Dokumente.
• Das CRM hält Vertriebschancen und nächste Schritte.
• Das Betriebspostfach empfängt die eingehende Korrespondenz.

Die Aufgaben lesen den aktuellen Stand aus diesen Quellen. Frühere Dokumente und Unterhaltungen liefern Kontext; den aktuellen Betriebszustand bestimmen die festgelegten Datensätze.

Geschäftsregeln

Die gemeinsamen Anweisungen legen Berichtszeiträume fest, die Zuordnung von Geschäftspartnern, die Rechnungsnummern, Berechnungen, Rundung, die Erkennung von Dubletten und die Bedeutung jedes Status.

Rechnungsdatum und Leistungszeitraum etwa sind getrennte Felder. Monatliche, quartalsweise und jährliche Rechnungen folgen verschiedenen Zuordnungsregeln. Verkaufssätze für Kunden und Vergütungssätze für Auftragnehmer werden getrennt angewandt.

Betrifft eine Entscheidung mehrere Aufgaben, kommt sie in die gemeinsamen Regeln, damit künftige Ausführungen sie anwenden.

Ablage der Dokumente

Das Projekt legt die Orte für Originale, Vorlagen, Entwürfe, freigegebene Dokumente und Verarbeitungsprotokolle fest. Neue Dokumente entstehen als Kopie einer freigegebenen Vorlage. Korrekturen erzeugen erkennbare Versionen. Nachgelagerte Aufgaben verwenden genau die freigegebene Datei.

Berechtigungen und Abschlusskriterien

Die Anweisungen legen fest, welche Handlungen jede Aufgabe ausführen darf. Einen Entwurf vorbereiten, ein Dokument erfassen, eine E-Mail senden und Inhalte veröffentlichen sind getrennte Handlungen, jede mit eigenen Abschlusskriterien.

Eine Aufgabe meldet Erfolg erst, nachdem sie das Ergebnis geprüft hat: Das Dokument existiert, seine Attribute stimmen, die erzeugte Datei besteht die Validierung oder der Versand ist bestätigt protokolliert.

Jeder Chat beschreibt eine wiederkehrende Aufgabe

Jeder operative Chat steht für eine Aufgabe, die immer wieder ausgeführt werden kann. Er hält ihr Vorgehen, die aufgabenspezifischen Entscheidungen, den Verlauf der Ausführungen, Ausnahmen und Ergebnisse. Eine neue Ausführung bringt die aktuellen Parameter mit und wendet das festgelegte Vorgehen an.

Ein Chat für Kundenrechnungen legt zum Beispiel fest:

• woher die Stunden kommen;
• welche Tätigkeiten berücksichtigt oder ausgeschlossen werden;
• welche Sätze und welche Währung gelten;
• welche Vorlage kopiert wird;
• wie der Abrechnungszeitraum bestimmt wird;
• wie das Ergebnis geprüft und freigegeben wird.

Danach genügt die Bitte: „Bereite die Rechnung für den Vormonat vor.“

Ein Chat für die Rechnungserfassung folgt einem anderen Vorgehen, nutzt aber dieselben Daten der Geschäftspartner, dieselben Ablageregeln und dieselben Status. Was nur eine Aufgabe betrifft, bleibt bei ihr. Entscheidungen, die auch andere Aufgaben betreffen, kommen in die gemeinsamen Projektinformationen. Dateien, Register und Protokolle sind die ausdrücklichen Übergaben zwischen den Ausführungen.

Aufgabe und einzelne Ausführung

Unterscheiden Sie die dauerhafte Aufgabe von ihrer einzelnen Ausführung. „Eingangsrechnungen erfassen“ ist eine Aufgabe, „die Dateien von heute Morgen verarbeiten“ eine Ausführung. „Monatliche Kundenrechnung erstellen“ ist eine Aufgabe, „die Rechnung für Oktober erstellen“ eine Ausführung.

Jede Aufgabenbeschreibung umfasst:

Geplante und angefragte Ausführungen nutzen dieselbe Aufgabenbeschreibung. Der Auslöser bestimmt nur, wann die Aufgabe läuft.

Die Korrektur einer einzelnen Rechnung ist eine Ausführung im zuständigen Aufgaben-Chat. Zeigt sie eine Regel, die wiederkehrt, wird die Regel Teil der gepflegten Anweisungen.

Connectors und ihre Rollen

Arbeiten Sie am besten in der Desktop-App des Assistenten, denn sie verbindet angebundene Dienste mit einem lokalen Arbeitsverzeichnis auf dem Rechner:

Lokale Werkzeuge übernehmen Berechnungen, Dateikonvertierung und Validierung, wo sie gebraucht werden.

Zugriff über einen Connector und geschäftliche Befugnis sind zweierlei. Eine Aufgabe nutzt die Funktionen, die ihr Vorgehen verlangt, und die Berechtigungen, die für ihre Ausführung festgelegt sind.

Complaica wird auf dieselbe Weise angebunden, über seinen MCP-Connector. Compliance-Aufgaben wie die Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten laufen dann im selben Projekt wie Finanzen und Verwaltung.

Gemeinsame Ablagen sind zugleich eine Warteschlange

Dateisystem, SharePoint und Cloud-Speicher haben zwei Aufgaben: Sie speichern Ergebnisse und reichen sie zwischen den Aufgaben weiter. Jede Aufgabe schreibt ihr Ergebnis an einen vereinbarten Ort. Eine nachgelagerte Aufgabe prüft diesen Ort bei ihrer nächsten Ausführung, erkennt neue Einträge und verarbeitet sie. Festgelegte Ordner, Dokumentbibliotheken und Verarbeitungsprotokolle bilden so eine einfache Warteschlange.

Die Rechnungsverarbeitung zeigt, wie das aussieht:

1. Die geplante E-Mail-Prüfung erkennt eine eingehende Rechnung.
2. Sie legt den Anhang im Eingangsordner der Rechnungsanalyse ab.
3. Die Rechnungsanalyse läuft nach ihrem eigenen Zeitplan.
4. Sie liest die neue Rechnung, prüft und erfasst sie.
5. Dokument und Attribute werden in SharePoint abgelegt.
6. Der monatliche Abgleich prüft die erfassten Rechnungen gegen die Buchhaltungs-Checkliste.

Die E-Mail-Aufgabe hat den Eingang abgeschlossen, sobald sie geprüft hat, dass der Anhang abgelegt ist. Die Rechnungsanalyse findet die Datei bei ihrer nächsten Ausführung; die Verarbeitungsprotokolle unterscheiden neue, erledigte und teilweise verarbeitete Einträge.

So laufen die Aufgaben unabhängig voneinander nach verschiedenen Zeitplänen. Ein abgelegtes Ergebnis bleibt verfügbar, bis die nächste Aufgabe es verarbeitet.

Finanzen: Eingangsrechnungen erfassen

Die Aufgabe zur Rechnungserfassung prüft ihren Eingangsordner in festen Abständen, zum Beispiel stündlich während des Betriebsfensters. Dokumente kommen als hochgeladene Dateien oder über die freigegebene E-Mail-Verarbeitung herein. Die Aufgabe:

1. findet neue oder teilweise verarbeitete Dateien;
2. liest und klassifiziert jedes Dokument;
3. entnimmt Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Währung und Leistungszeitraum;
4. prüft auf Dubletten;
5. erfasst das Dokument in SharePoint;
6. schreibt seine Attribute und prüft sie;
7. aktualisiert die Buchhaltungs-Checkliste;
8. protokolliert das Ergebnis.

Die Dublettenprüfung berücksichtigt geschäftliche Kennungen und den Inhalt der Datei: Dieselbe Rechnung kann mehrfach oder unter verschiedenen Dateinamen eintreffen. Das Protokoll verknüpft die Quelldatei mit dem erfassten Dokument und der Änderung in der Checkliste.

Gelingt die Erfassung, scheitert aber die Aktualisierung der Checkliste, setzt die nächste Ausführung beim unerledigten Schritt fort. Die bestehende Erfassung bleibt erhalten.

Finanzen: Vollständigkeit prüfen

Die Vollständigkeitsprüfung stellt fest, ob alle erwarteten Rechnungen erfasst sind. Die Checkliste nennt die regelmäßigen Geschäftspartner, den Rhythmus der Dokumente, den erwarteten Zeitpunkt und wer für die Erstellung zuständig ist.

Zu Monatsbeginn vergleicht die Aufgabe diese Erwartungen mit den in SharePoint abgelegten Dokumenten. Eine spätere Prüfung sieht sich den aktualisierten Stand vor der Übergabe an die Buchhaltung an. Statuskennzeichen fassen die Verarbeitung zusammen:

• R: erfasst (registered);
• P: bezahlt (paid);
• S: an die Buchhaltung übergeben (submitted).

Kombinierte Kennzeichen zeigen, welche Stufen abgeschlossen sind. Werden für einen Zeitraum mehrere Rechnungen erwartet, macht ein Dokument ihn nicht vollständig; Teilergebnisse werden mit Verweis auf die zugrunde liegenden Datensätze erklärt.

Unregelmäßige Ausgaben werden nach der Erfassung geprüft, ohne dass daraus die Erwartung entsteht, jeden Monat komme eine weitere Rechnung.

Das Ergebnis nennt fehlende Dokumente, offene Zeiträume und unerledigte Schritte.

Finanzen: Rechnungen erstellen

Getrennte Aufgaben-Chats erstellen die Rechnungen der Auftragnehmer und die Kundenrechnungen.

Bei Auftragnehmern kann die Berechnung auf Stundensätzen beruhen, auf festen Monatsbeträgen oder auf einer Vergütung im Verhältnis zur erfassten Arbeitszeit. Supportpauschalen, zusätzliche Stunden und genehmigte Auslagen erscheinen, wo nötig, als eigene Positionen.

Kundenrechnungen wenden die vereinbarten Verkaufskonditionen an. Die Aufgabe wählt die abrechenbaren Tätigkeiten aus und schließt interne Arbeit nach den gemeinsamen Regeln aus.

Jede Ausführung liest die aktuellen Daten, berechnet die Beträge, kopiert die freigegebene Vorlage, trägt die Dokumentangaben ein und erzeugt Arbeitsdatei und PDF. Geprüft werden Berechnung und Darstellung: Die Summen müssen aufgehen, und das exportierte Dokument muss lesbare Tabellen und vollständige Angaben enthalten.

Entwurf, Prüfung durch den Nutzer, externe Freigabe und Versand haben jeweils einen eigenen Status. Eine überarbeitete Berechnung erzeugt eine neue Version des Dokuments mit eigenem Freigabestand.

Finanzen: Zahlungen, Abgleich und Berichte

Weitere Aufgaben übernehmen Zahlungsprüfung, Bankabgleich, Kontrolle im Buchhaltungssystem und Finanzberichte:

• Zahlungen. Die Zahlungsaufgabe findet erfasste Rechnungen mit offenen Zahlungsschritten.
• Bankabgleich. Die Abgleichsaufgabe ordnet Banktransaktionen den Dokumenten zu — über Kennungen, Beträge, Daten und Verwendungszwecke. Mehrdeutige Treffer bleiben zur Prüfung offen.
• Kontrolle der Buchhaltung. Das interne Dokumentenregister wird mit den Buchungen der Buchhaltung verglichen.

Diese Aufgaben fließen in die Gewinn- und Verlustrechnung und den aktuellen Kassenstand ein. Ihre Regeln halten abgerechnete Leistung, Zahlungsverpflichtungen und tatsächliche Geldbewegungen auseinander.

Offene Punkte werden mit Verweis auf die Dokumente gemeldet, zusammen mit dem Schritt oder der Entscheidung, die nötig ist.

Verwaltung, Verträge und Zeiterfassung

Verwaltungsaufgaben bearbeiten Verträge, Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen, Controlling-Berichte und Korrespondenz. Jede Dokumentart hat einen Ablageort, Pflichtattribute und ein Folgeverfahren.

Die Vertragserfassung verknüpft ein Dokument mit dem zugehörigen Geschäftspartner und hält die wichtigen Termine fest. Die gemeinsamen Vertragsdaten stützen dann Rechnungsstellung und Vertriebsnachverfolgung.

Die Zeiterfassung hat eine eigene wiederkehrende Aufgabe. Sie erinnert das Team daran, die Einträge zu vervollständigen, und prüft, ob die Daten für die Abrechnung bereit sind.

Damit wird eine Abhängigkeit ausdrücklich: Die Rechnungserstellung braucht ausreichend vollständige Zeiteinträge. Fehlende Stunden werden als Ausnahme sichtbar, bevor ein Dokument fertiggestellt ist.

E-Mail-Eingang und Verarbeitungsprotokolle

Die E-Mail-Aufgabe prüft das Betriebspostfach in kurzen Abständen, zum Beispiel alle fünf Minuten. Nachrichten kommen mit stabilen Kennungen in eine Verarbeitungswarteschlange. Zu jeder Nachricht protokolliert die Aufgabe Absender, Betreff, Bearbeitungsstand, erledigte Schritte, zugehörige Dateien, Fehler und offene Entscheidungen.

Freigegebene Rechnungsanhänge kommen in den Eingangsordner der Finanzen. Andere Nachrichten werden zusammengefasst, mit Vorschlägen für die nächsten Schritte im Rahmen der Berechtigungen der Aufgabe.

Die Berichte unterscheiden, ob ein Anhang eingegangen ist, zur Verarbeitung abgelegt oder erfolgreich erfasst wurde.

Wiederholte Ausführungen prüfen vor jedem Schritt die früheren Ergebnisse. Das verhindert doppelte Verarbeitung und wiederholte Hinweise auf unveränderte Zustände.

Vertrieb, Marketing und Produkt

Die Vertriebsaufgaben umfassen Angebotserstellung, Nachverfolgung von Vertriebschancen und Verträgen, Pipeline-Analyse und CRM-Pflege. Die Angebotserstellung nutzt gemeinsame Vorlagen und kaufmännische Regeln. Die Nachverfolgung prüft den nächsten Schritt, die erwartete Antwort und nahende Fristen. Weitere Aufgaben beobachten die Entwicklung der Kunden und Möglichkeiten, die Zusammenarbeit auszubauen.

Die Marketingaufgaben analysieren Ausschreibungen und Freelance-Gelegenheiten, bereiten Kampagnen vor, verfolgen Zielgruppen nach und produzieren wiederkehrende Inhalte. Eine wöchentliche Blog-Aufgabe erhält Thema und Quellmaterial, schreibt einen Entwurf und folgt dem vereinbarten Prüfverfahren. Vorbereitung und Versand von Kampagnen haben getrennt festgelegte Berechtigungen und Abschlusskriterien.

Im Bereich Produkt pflegt eine Aufgabe das Backlog: Sie sammelt Anforderungen, erkennt Dubletten, schärft Beschreibungen und bereitet Einträge für die Priorisierung vor.

Alle diese Aufgaben nutzen den gemeinsamen Geschäftskontext des Projekts und legen ihre Ergebnisse dort ab, wo andere Aufgaben sie finden.

Regeln für jede Ausführung

Jede wiederkehrende Aufgabe folgt denselben Grundsätzen:

• Aktuelle Quelldaten lesen.
• Prüfen, ob der Schritt schon erledigt ist.
• Ergebnisse am vereinbarten Ort ablegen.
• Das Ergebnis prüfen.
• Erledigte und unerledigte Schritte protokollieren.
• Angefangene Arbeit bei der nächsten Ausführung fortsetzen.
• Neue Ergebnisse, Fehler und nötige Entscheidungen melden.

Jeder Baustein hat damit eine klare Rolle. Ein Projekt hält die gemeinsamen Informationen. Thematische Bereiche ordnen die Chats. Jeder Chat beschreibt eine wiederkehrende Aufgabe. Connectors geben Zugriff auf die Arbeitssysteme. Gemeinsame Ablagen reichen Ergebnisse weiter. Zeitpläne und Anfragen starten die Ausführungen.

So lässt sich die Automatisierung Aufgabe für Aufgabe erweitern, während Geschäftsregeln, Verarbeitungsverlauf und Ergebnisse miteinander verbunden bleiben.

Sicherheit und Datenschutz

Ein Assistent, der Post liest, Dokumente ablegt und in Geschäftssysteme schreibt, braucht feste Grenzen. Legen Sie diese von Anfang an fest:

• Ein eigenes Konto. Die KI sollte unter einem eigenen Benutzerkonto arbeiten und von der Post des Unternehmens genau ein Postfach erreichen — ihr eigenes. In SharePoint und Teams erhält das Konto nur Zugriff auf die Bibliotheken, die seine Aufgaben brauchen, und keine Administratorrechte.
• Nur interne Absender. Dieses Postfach sollte nur Mails von Mitarbeitenden des Unternehmens annehmen. Ein Dokument von außen, etwa die Rechnung eines Lieferanten, kommt dann nur hinein, wenn jemand aus dem Team es weiterleitet. Anweisungen, die in einer fremden Nachricht versteckt sind (Prompt Injection), erreichen die KI so nicht.
• Bestätigung vor Änderungen. Eine Mail kann eine Aufgabe anstoßen; Daten ändert die KI aber erst, wenn ein Mensch die Änderung bestätigt hat.
• Jede Änderung in Git. Legen Sie alle Dateien des Arbeitslaufwerks in ein Git-Repository, etwa im Azure DevOps des Unternehmens, und machen Sie jede Änderung zu einem Commit. Dann ist nachvollziehbar, wer wann was geändert hat, und jeder frühere Stand lässt sich wiederherstellen.
• Beschäftigtendaten bleiben lokal. Lassen Sie Gehaltsabrechnungen von einem Skript auf dem lokalen Rechner ausfüllen. Daten der Mitarbeitenden müssen dann nicht in die Cloud des KI-Dienstes.
• Dokumentation in Complaica. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO wird in Complaica automatisch erstellt und aktualisiert.

Nur interne Post: die Einstellung in Microsoft 365

In Exchange Online ist das eine Eigenschaft des Postfachs. Im Exchange Admin Center (englische Oberfläche): Recipients → Mailboxes → das Postfach der KI auswählen → Mail flow → Message delivery restrictions, dort unter „Accept messages from“ die Option „Require senders to be authenticated“ aktivieren. Dasselbe in Exchange Online PowerShell:

Set-Mailbox -Identity ai@example.com -RequireSenderAuthenticationEnabled $true

Danach weist Exchange Mails von außerhalb der Organisation mit einem Unzustellbarkeitsbericht ab — auch dann, wenn sie eine interne Absenderadresse fälschen, denn geprüft wird, ob sich der Absender angemeldet hat, nicht die Adresse in der Von-Zeile. Wer den Kreis auf bestimmte Kolleginnen und Kollegen einschränken will, gibt mit -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers eine Liste von Benutzern oder eine Gruppe an.

Compliance-Arbeit nach demselben Muster

Nach demselben Muster lässt sich Compliance-Arbeit einbinden. Complaica hat einen eingebauten MCP-Server und wird in ChatGPT, Claude oder einem anderen Assistenten zu einem weiteren Connector. Ein Aufgaben-Chat kann dann Lücken gegen ISO 27001 finden, Bewertungen erfassen oder eine DSFA anlegen — mit Ihrer eigenen Anmeldung, und jeder Aufruf läuft mit Ihren Rollen und Ihrer Lizenz.

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